I juni 2020 offentliggjorde Komitéen for god fondsledelse et revideret sæt anbefalinger. Den væsentligste nyskabelse er, at anbefalingerne er udvidet med en yderligere anbefaling om fondens kapitalforvaltning i anbefaling 2.1.2. Herudover er der foretaget en række såvel materielle som sproglige ændringer i de eksisterende anbefalinger og tilhørende kommentarer. Endelig er vejledningen til de enkelte anbefalinger blevet udvidet.
Alle erhvervsdrivende fonde skal udarbejde en redegørelse om hvorledes fondene forholder sig til de nye anbefalinger allerede i forbindelse med årsrapporten for 2020. Det vil for en række erhvervsdrivende fonde ikke være muligt at nå at indrette sig efter alle de nye elementer i de opdaterede anbefalinger allerede for regnskabsåret 2020, dette må formodes særligt at gælde for den nye anbefaling om kapitalforvaltning.
I det følgende vil jeg fremhæve de ændringer som jeg vurderer, er væsentlige i forbindelse med bestyrelsernes afrapportering på de nye anbefalinger på årsregnskabsmøderne for regnskabsåret 2020 ledsaget af mine egne refleksioner over betydningen af disse.
Følgende anbefalinger er såvel materielt som sprogligt uændrede:
2.1.1,
2.2.1,
2.3.3 (”bl.a.” er erstattet med ”blandt andet”),
2.3.5 (”dattervirksomhed(-er)” er erstattet med ”dattervirksomhed(er)”,
2.5.1,
2.5.2,
2.6.1,
2.6.2 og
3.1.1
Åbenhed og kommunikation
Indholdet i anbefaling 1.1 om åbenhed og kommunikation er blevet reduceret, idet en del af dette er flyttet til kommentarerne til denne. Hvor anbefalingen før anbefalede, at bestyrelsen vedtog ”retningslinjer” er dette nu erstattet med ”principper.”
Det er i kommentarerne tilføjet, at det kan være relevant at offentliggøre de overordnede holdninger, procedurer og værdier, som fonden kommunikerer efter, ligesom en offentliggørelse af fondens kontaktperson(er) i fondens årsrapport og/eller på fondens hjemmeside understøtter, at offentligheden kan få kontakt med rette person i fonden.
Fokus på fondes strategiske arbejde
Det følger af anbefaling 2.1.1, at bestyrelsen med henblik på at sikre den erhvervsdrivende fonds virke i overensstemmelse med fondens formål og interesser mindst en gang årligt tager stilling til fondens overordnede strategi og uddelingspolitik med udgangspunkt i fondens vedtægt. Anbefaling 2.1.1 er uændret.
Kommentarerne til anbefaling 2.1.1 om bestyrelsens overordnede opgaver og ansvar er væsentligt omskrevet og udbygget.
Det er tilføjet i kommentarerne, at fondens strategi bør omfatte fondens erhvervsmæssige aktiviteter, og hvis fondens erhvervsaktiviteter sker gennem ejerskab af en eller flere virksomheder, bør strategien fastlægge, hvordan fonden i et engageret ejerskab af virksomhederne bedst understøtter fondens formål og virksomhedernes udvikling¹.
Det bemærkes, at begrebet ”aktivt” ejerskab i forordet til 2014-udgaven af Anbefalingerne i 2020-udgaven er erstattet med begrebet ”engageret” ejerskab2, hvorved dette begrebsmæssigt adskilles fra terminologien i EU’s aktionærrettighedsdirektiv om bl.a. tilskyndelse til langsigtet aktivt ejerskab samt de af Komiteen for god selskabsledelse udstedte Anbefalinger for aktivt ejerskab af november 2016.
Begrebet engageret ejerskab defineres i et nyt afsnit i forordet til de nye anbefalinger som:
”Det engagerede ejerskab betyder, at en fond, som ejer en eller flere dattervirksomheder, bidrager til ledelsen af virksomhederne ved udpegning af bestyrelsesmedlemmer i disse og ved at virke som det stabile fundament for virksomhedernes langsigtede udvikling. Bestyrelsen skal løbende følge dattervirksomhedernes udvikling.”³
Anbefalingen understreger at fondens bestyrelse ikke alene bør koncentrere sit fokus om fondens uddelingsmæssige aktiviteter og så overlade sin(e) dattervirksomhed(er) til ledelserne i disse, men aktivt i sit strategiske arbejde fastlægge, hvorledes fonden kan understøtte dattervirksomhedens udvikling. Fonden skal imidlertid sørge for at have en passende distance til dattervirksomheden, således at ledelsen i dattervirksomheden har plads til at drive virksomheden selvstændigt og varetage dattervirksomhedens interesser.
Erhvervsudvalget anførte allerede i sin rapport af 2012, at fonde som i sine vedtægter er tillagt et særligt ejeransvar i forhold til en dattervirksomheds udvikling har pligt til at påse, at dattervirksomheden overordnet ledes og drives i overensstemmelse med fondens formål, hvilket tilsvarende gør sig gældende, hvis fondens mulighed for at opfylde sit uddelingsformål alene eller i væsentlig grad kommer fra virksomheden4.
I de nye kommentarer anføres det videre, at fondens strategi også bør omfatte bestyrelsens stillingtagen til uddelingsaktiviteterne, naturligvis forudsat at fonden har et uddelingsformål, herunder hvordan bestyrelsen udmønter fondens formål.
Strategien bør understøtte fondsbestyrelsens pligtmæssige redegørelse for fondens uddelingspolitik5. Fondens skal som en del af redegørelsen for sin uddelingspolitik oplyse, hvilke hovedkategorier bestyrelsen i regnskabsåret har foretaget uddelinger til, og størrelsen af uddelingerne til de enkelte hovedkategorier6. Hvis der i en fonds vedtægt er angivet flere uddelingsformål, skal der som minimum være en hovedkategori for hvert af uddelingsformålene. Hvis uddelingsformålet er meget bredt formuleret, eksempelvis støtte af almenvelgørende formål, skal der ske en specifikation af uddelingsformålet i hovedkategorier.
Hensynet til erhvervsvirksomheden, hvad enten denne udøves i eget regi eller gennem ejerskab af en eller virksomheder, vil normalt indebære og måske ligefrem nødvendiggøre, at fonden opbygger reserver7, således at fonden kan træde til, når det er nødvendigt f.eks. ved større investeringer, en økonomisk krise eller når det er opportunt, f.eks. ved en virksomhedsovertagelse m.v. Bestyrelsen bør aktivt i sin strategi og sine forhandlingsprotokollater forholde sig til fondens konsolidering og hvorfor denne foretages.
Det anføres endelig i de nye kommentarer til anbefaling 2.1.1, at bestyrelsen bør overveje formålet med uddelingerne, samt hvilken værdi fonden ønsker, at uddelingerne tilfører modtagerne og samfundet i øvrigt. I den forbindelse bør bestyrelsen forholde sig til, hvorledes fonden kommunikerer til sine interessenter om formålet med fondens uddelinger.
Kapitalforvaltning
2020-opdateringen af anbefalingerne for god fondsledelse førte til en enkelt ny anbefaling, nemlig anbefaling 2.1.2 om fondens kapitalforvaltning:
”Anbefaling 2.1.2 Det anbefales, at bestyrelsen løbende forholder sig til, om fondens kapitalforvaltning modsvarer fondens formål og behov på kort og lang sigt.”
Fondens kapitalforvaltning kan siges at være den tredje søjle i en erhvervsdrivende fonds virke, hvor de andre to udgøres af fondens erhvervsvirksomhed/ejerskab og fondens filantropiske virke.
Den nye anbefaling 2.1.2 er ledsaget af to kommentarer, i hvilke det anføres, at bestyrelsen bør definere og løbende forholde sig til de overordnede principper, i henhold til hvilke bestyrelsen forvalter fondens kapital. Disse overordnede principper bør blandt andet vedrøre det forventede afkast, uddelinger, likviditetsbehov i øvrigt samt timingen heraf blandt andet i forhold til fondens erhvervsaktivitet, uddelingspolitik, investeringer og omkostninger. Bestyrelsen bør herunder forholde sig til målene med fondens investeringer, tilladte aktiv-typer, risikoprofil, risikospredning og kapitalberedskab i forhold til fondens virksomhed, samt overvågning og rapportering.
Fondens kapitalforvaltning bør helt overordnet sikre fondens langsigtede levedygtighed og mulighed for til stadighed at opfylde sit formål og understøtte et eventuelt ejerskab af dattervirksomheder.
Klar fordeling af opgaver og ansvar i fonden
Det er i indledningen til afsnit 2 om Bestyrelsens opgaver og ansvar præciseret, at en administrator ikke må tildeles eller i øvrigt udføre fondens daglige ledelse8.
Der er sket en sproglig justering af anbefaling 2.2.2 og bestyrelsesformandens udførelse af ”særlige driftsopgaver” er udvidet til nu at være ”særlige opgaver.
Den daglige ledelse hører – medmindre fonden har ansat og registreret en person som direktør – hjemme hos bestyrelsen som et kollektiv9. Netop det kollektive element ved bestyrelsens arbejde er væsentligt at fremhæve som følge af erhvervsfondslovens forbud mod en såkaldt ”arbejdende bestyrelsesformand”10. Forbuddet er indført for at forhindre en uheldig magtkoncentration hos bestyrelsesformanden, hvilken kan føre til manglende kontrol og tilsyn af dennes arbejde og beslutninger, se også anbefaling 2.2.2 om hvorledes bestyrelsen bør forholde sig hvis formanden – undtagelsesvist – anmodes om at udføre særlige opgaver for den erhvervsdrivende fond, for derigennem at sikre, at bestyrelsen bevarer den uafhængige overordnede ledelse, og ikke mindst kontrolfunktion11.
Det er i denne sammenhæng vigtigt at nævne, at bestyrelsen ikke er en hierarkisk struktur med formanden på toppen, men derimod et kollektiv, hvor hvert bestyrelsesmedlem har lige rettigheder, pligter og ansvar. Formanden er valgt af bestyrelsen til at sørge for at bestyrelsesarbejdet foregår effektivt og sikre at bestyrelsen opfylder sine opgaver.
Det anbefales at det fremgår af bestyrelsens forretningsorden, hvorledes den daglige ledelsesopgave varetages af bestyrelsens medlemmer.
Fondens forretningsorden
I tilknytning til anbefaling 2.2.1 om bestyrelsesformandens opgave med at organisere, indkalde og lede bestyrelsesmøderne anbefales det, at der i fondens forretningsorden vedtages et årshjul eller lignende, som indeholder en plan for årets møder og hvilke emner, der skal behandles på de enkelte møder.
Erhvervsfondsloven stiller alene krav om, at der årligt skal afholdes et årsregnskabsmøde, hvor bestyrelsen skal træffe beslutning om godkendelse af årsrapporten og om anvendelse af overskud eller dækning af underskud i henhold til den godkendte årsrapport12. Der er imidlertid en række andre frister og forhold, som bestyrelsen med stor fordel kan indarbejde i et årshjul, for derigennem at sikre sig, at bestyrelsen forholder sig til disse, og i god tid. Som eksempler kan nævnes:
-
- God fondsledelse,
- Evaluering af bestyrelsens arbejde samt direktion og/eller administrator,
- Strategiarbejde
- Risikostyring
- Investeringspolitik
- Uddelingspolitik
- Kapitalforvaltning
- Forretningsorden, ajourføring
- Vederlag til bestyrelse
- Vurdering og fastlæggelse af kompetencer i bestyrelsen
- Proces for en struktureret, grundig og gennemskuelig proces for udvælgelse og indstilling af kandidater til fondens bestyrelse
- (Gen)valg af bestyrelsesmedlemmer
- Dialog med evt. udpegningsberettigede, herunder om fondens behov samt forventninger
- Fastsættelse af evt. uddelingsramme
- Ordensmæssige/compliance punkter
Bestyrelsens sammensætning og organisering
I indledningen til afsnit 2.3. om Bestyrelsens sammensætning og organisering er det tilføjet, at det er væsentligt, at bestyrelsesmedlemmer alene varetager fondens interesser, og at hvert medlem altid handler uafhængigt af særinteresser. Dette gælder også medlemmer, der er udpeget af eksterne udpegningsberettigede.
Der kan særligt for bestyrelsesmedlemmer, der er udpeget af en ekstern part, herske en vildfarelse om, at vedkommende opfattes som repræsentant for den udpegningsberettigede. Netop dette foranledigede Erhvervsstyrelsen til i 2017 at udsende et hyrdebrev til bestyrelserne i alle landets erhvervsdrivende fonde betegnet ”Opmærksomhedspunkter for bestyrelsesmedlemmer i erhvervsdrivende fonde”, hvor styrelsen indledte med at fremhæve følgende13:
-
-
- Fonde er selvejende, hvilket betyder, at ingen uden for fonden kan udøve nogen former for ejerbeføjelser.
- Bestyrelsen er fondens øverste ledelsesorgan og skal alene varetage fondens formål og interesser.
- Bestyrelseshvervet – og dermed også ansvaret – er personligt.
- Alle bestyrelsesmedlemmer har lige rettigheder og pligter.
- Bestyrelsen skal være selvstændig ift. fondens stifter, væsentlige gavegivere o.l.
-
Erhvervsstyrelsen understreger i hyrdebrevet, at der i fonde ikke er mulighed for instruktion fra en udpegningsberettiget, ligesom en udpegningsberettiget ikke kan afsætte bestyrelsesmedlemmet.
Det er i anbefaling 2.3.1 tilføjet, at bestyrelsen mindst hvert andet år vurderer og fastlægger, hvilke kompetencer bestyrelsen skal råde over for bedst muligt at kunne udføre de opgaver, der påhviler bestyrelsen. Dette kan med fordel tilføjes bestyrelsens årshjul.
I anbefaling 2.3.2 er det i stedet for anbefalingen om at bestyrelsen sikrer en struktureret, grundig og gennemskuelig proces for udvælgelse og indstilling af kandidater til bestyrelsen, nu anført at bestyrelsen bør godkende førnævnte proces. Der er tale om en opstramning af anbefalingen, hvilket skyldes betydningen af at bestyrelsen arbejder seriøst med at finde de bedste kandidater til bestyrelsen, samt at der er transparens i udvælgelsesprocessen, således at eventuelle venskaber, professionelle bånd m.v. til potentielle bestyrelseskandidater lægges åbent frem for hele bestyrelsen. Det er væsentligt at bestyrelsen til stadighed er i stand til at agere uvildigt og upartisk, jf. også det nye afsnit i kommentaren til anbefaling 2.4.1. hvor det anføres:
”En erhvervsdrivende fond er karakteriseret ved at være selvejende og uden generalforsamling, hvorved der er et fravær af direkte kontrol med bestyrelsen. Det er derfor væsentligt, at der blandt bestyrelsens medlemmer er en indbyrdes uafhængighed, således at bestyrelsen i sin helhed kan føre en nødvendig selvkontrol og foretage en uvildig evaluering af nuværende og tidligere beslutninger.”
Der er til anbefaling nr. 2.3.2 tilføjet et nyt afsnit om onboarding af såvel nye bestyrelsesmedlemmer som en (ny) direktør. Bestyrelsen bør som led heri blandt andet sørge for, at nye bestyrelsesmedlemmer modtager relevant information, herunder om eventuelle større projekter, forventet tidsforbrug, udfordringer, risici m.v. i fonden og dens eventuelle dattervirksomheder.
En god onboarding vil gøre et ny bestyrelsesmedlem i stand til hurtigere at kunne deltage kvalificeret i bestyrelsens drøftelser og overvejelser samt medvirke til at undgå, at det nye bestyrelsesmedlem først henad vejen bliver bekendt med problemstillinger og udfordringer i fonden.
Det er i anbefaling 2.3.4 tilføjet, at oplysninger om et bestyrelsesmedlem ejer aktier, optioner, warrants og lignende i fondens dattervirksomheder og/eller associerede virksomheder, bør indgå i den anbefalede redegørelse.
Uafhængighed
Oplistningen af hvornår et bestyrelsesmedlem ikke anses for uafhængigt i henhold til anbefaling 2.4.1 er nu alene en eksemplifikation. Det fremgik dog allerede af kommentaren til 2014-anbefalingerne, at de nævnte kriterier ikke kunne betragtes som udtømmende, og bestyrelsen ved vurderingen skulle lægge vægt på det materielle snarere end det formelle. Bestyrelsen bør således fortsat være opmærksom på, at der kan være yderligere situationer, hvor et bestyrelsesmedlem ikke anses for at være uafhængigt.
Anbefalingen er i øvrigt blevet sprogligt justeret, ligesom layoutet er ændret.
Udpegningsperiode og genvalg
Der er føjet to nye kommentarer til anbefaling 2.5.1 om at bestyrelsens medlemmer som minimum udpeges for en periode på 2 år, og maksimalt for en periode på 4 år.
Det er tilføjet, at en passende udpegningsperiode blandt andet har til formål at sikre, at bestyrelsen er sammensat, så den til enhver tid bedst muligt matcher fondens formål, muligheder og udfordringer. En passende udpegningsperiode er endvidere med til at sikre uafhængighed. Der bør være en fornuftig balance mellem udskiftning og kontinuitet i bestyrelsen.
Der er endvidere føjet en kommentar til om selve udpegningsprocessen for at understrege, at genvalg bør ske aktivt, og ikke blot per automatik. Ved selvsupplering bør det ske ved afstemning i bestyrelsen, og komitéen anbefaler, at det som udgangspunkt sker på årsregnskabsmødet for dermed at have et fixpunkt for denne handling. At et eventuelt genvalg bør ske aktivt sikrer, at bestyrelsen tager stilling til, om det er i fondens interesse – ift. kompetencer, fornyelse, upartiskhed m.v. – at et bestyrelsesmedlem fortsætter i en ny periode eller om der i stedet bør indvælges et helt nyt medlem.
Aldersgrænse
Der er til anbefaling 2.5.2 om fastsættelse af aldersgrænse for bestyrelsesmedlemmer og offentliggørelse af denne føjet en ny kommentar til, i hvilken det fremhæves, at en aldersgrænse understøtter fornyelse i bestyrelsen såvel som bestyrelsens stillingtagen til bestyrelsens sammensætning og kompetencer.
Det bemærkes, at fastsættelse af en aldersgrænse også kan bidrage til, at der ikke opstår problemer ved generationsskifte i bestyrelsen.
Ledelsens vederlag
Der er føjet en del nye kommentarer til anbefaling 3.1.1, som bestyrelsen bør orientere sig i. De første kommetarer lyder således:
”Bestyrelsesvederlaget omfatter alle ydelser, og ydes for ansvaret og arbejdsindsatsen forbundet med bestyrelseshvervet. Vederlag omfatter således løn, bonus eller lignende ordninger samt eventuelle indbetalinger til pension, men også andre ydelser som f.eks. fri bil, bolig, telefon, internet eller lignende.
Hvervet som bestyrelsesmedlem i en fond indebærer en særlig forpligtelse til at sikre, at bestyrelsens beslutninger om vederlag alene sker til opfyldelse af fondens formål og interesser, og således alene modsvarer ansvaret og arbejdsindsatsen forbundet med bestyrelseshvervet.
Det er endvidere bestyrelsens ansvar, at vederlag, herunder bonus, til medlemmer af en eventuel direktion er passende i forhold til direktionens arbejde og ansvar, samt fondens økonomiske stilling.”
Der er endvidere foretaget enkelte ændringer/sletninger og tilføjelser i de efterfølgende kommentarer, hvor blandt andet følgende kommentar er slettet:¨
”Det er ikke i strid med Anbefalingerne, at medlemmer af bestyrelsen i fonden får en del af deres vederlag i form af aktier i eventuelle børsnoterede dattervirksomheder.”
Baggrunden for sletningen er, at anbefalingerne som udgangspunkt ikke behandler hvad der er måtte være i strid med anbefalingerne, hvilken formulering heller ikke var optimal, eftersom anbefalingernes frivillige natur indebærer, at det som sådan ikke giver mening at tale om, at noget kan stride mod disse.
Der er endvidere indsat følgende nye kommentar om fondes dattervirksomheder og deres principper for vederlæggelse af bestyrelse og direktion.
”Fondsbestyrelsen bør, som led i fondens engagerede ejerskab af dens dattervirksomhed(er), forholde sig til dattervirksomhedens(ernes) principper for vederlæggelse af dens bestyrelse og direktion.”
Der er foretaget enkelte ændringer i anbefaling 3.1.2, hvor de væsentligste i 1. pkt. er at det nu fremgår, at fondens virksomheder omfatter såvel dattervirksomheder som associerede virksomheder. I 2. pkt. er direktionen tilføjet ift. oplysning om ”andre vederlag”, ligesom ”andet arbejde” er føjet til og endelig, at dette også her omfatter associerede virksomheder.
Der er foretaget enkelte tilføjelser i kommentarerne, samt føjet en ny kommentar til, hvorefter fonden også følger anbefalingen om oplysning om vederlag, hvis oplysningerne i stedet afgives i en særskilt vederlagsrapport, der offentliggøres på fondens hjemmeside, og hvortil der henvises i årsrapporten. Begrebet vederlagsrapport er nyt for fonde, men kendes i forvejen for børsnoterede virksomheder, der i medfør af selskabslovens § 139 b, skal udarbejde en vederlagsrapport.
Afslutning
Det understreges i indledningen til anbefalingerne, at de ikke er en udtømmende opskrift på god ledelse af erhvervsdrivende fonde, dertil er fondenes og deres bestyrelsers udfordringer og forhold for forskellige. Det overordnede mål med Anbefalingerne for god Fondsledelse er at bidrage til, at fondens ledelse alene varetager fondens formål og interesser, og forvalter fonden i overensstemmelse med god skik (best practice) for ledelse af erhvervsdrivende fonde.
Anbefalingerne tilskynder og anviser en måde hvorpå bestyrelsesarbejdet i erhvervsdrivende fonde kan styrkes. Det er således væsentligt at bestyrelser ikke forfalder til blot at foretage ”check the box” i forbindelse med de årlige afrapporteringer, men afsætter tid til at drøfte disse i bestyrelsen og tager aktivt stilling til anbefalinger, og hvor de konkret ikke følges, hvad begrundelsen er for disse, og hvordan fonden i så fald i stedet har indrettet sig.
¹ Jf. Anbefalingerne om god fondsledelse 2020, s. 9.
² Se nærmere lov nr. 369 af 9. april 2019 om ændring af selskabsloven, lov om kapitalmarkeder, lov om finansiel virksomhed og forskellige andre love.
³ Anbefalingerne om god fondsledelse 2020, s. 4.
4 Erhvervsfondsudvalgets rapport s. 112.
5 Jf. årsregnskabslovens § 77 b, jf. § 134, nr. 3.
6 Vælger fonden at medtage den fulde legatarfortegnelse (jf. erhvervsfondslovens § 80, stk. 1) i sit årsregnskab, kan fonden undlade at opdele sine uddelinger i hovedkategorier, men skal fortsat redegøre for sin uddelingspolitik.
7 Jf. Erhvervsfondsudvalgets rapport s. 261.
8 Dette følger af erhvervsfondslovens § 43.
9 Jf. erhvervsfondslovens § 38, stk. 1.
10 Jf. erhvervsfondslovens § 52, stk. 3. Dette forbud skal ses sammen med bestemmelsen i lovens § 37, stk. 3, 2. pkt., hvorefter en direktør ikke kan være formand eller næstformand for fondsbestyrelsen.
11 Jf. erhvervsfondsudvalgets rapport s. 153.
12 Erhvervsfondslovens § 59, stk. 1.
13 Opmærksomhedspunkter for bestyrelsesmedlemmer i erhvervsdrivende fonde af 7. april 2017.
