Indlæg af Laurits Andersens Fond:
Fondsadministrationssystem for små og mellemstore fonde
– af administrator og næstformand i bestyrelsen Tue Tyge Møller, Laurits Andersens Fond
Som administrator for Laurits Andersens Fond savner jeg et standardiseret administrationssystem.
Der er udviklet en række administrationssystemer, men disse er primært til store fonde med mange ansøgere og udviklerne/firmaerne synes ikke interesseret i at lave "light" løsninger.
En del mindre fonde har udviklet deres egne systemer, der er afhængige af en enkelt udvikler/it-leverandør.
Som en ikke-erhvervsdrivende fond med ca. 200 ansøgere årligt opnås der ikke nogen administrativ besparelse ved digitalisering. Al vores regnskab og betalingshandling m.v. er lagt ud til Danske Forvaltning.
En digitalisering kan på trods heraf – og med forøgede administrationsomkostninger – alligevel være hensigtsmæssig for fonden for at imødekomme nutidige og fremtidige behov for enkelhed for ansøgerne. Og ikke mindst for at opfylde datasikkerhedskrav ad modum EU's persondataforordning.
Med andre ord er der behov for et stærkt standardiseret system fra en god solid leverandør, hvor man kan vælge de moduler som den enkelte fond måtte have behov for. Laurits Andersen Fonds behov er f.eks. ansøgning via hjemmeside med NemID, sikker digital administration og behandling af ansøgninger og udbetalingsinstruktion til Danske Forvaltning.
Hvis man som branche kunne interessere en af de større it-udbydere for et sådant system, er jeg sikker på, at der vil være mange aftagere.
Indlæg af Verigrant (Openflow)
Nyt it-system til intelligent håndtering af ansøgninger
– af direktør Thomas Ottosen, Verigrant, tmo@verigrant.com
It-systemer generelt har det med at blive designet ud fra de store aktørers behov og ønsker. Det gør dem ofte utilgængelige – ud fra et cost-benefit perspektiv – for de små og mellemstore aktører. Således ser det også ud med administrative systemer til fonde og deres håndtering af ansøgninger. Men i skrivende stund arbejdes der på højtryk for at imødekomme denne udfordring.
Efter sommerferien bliver it-systemet Verigrant lanceret og tilbydes i første omgang til danske og britiske fonde, som har behov for et intelligent og omkostningslet administrationssystem til at håndtere ansøgninger. Verigrant er et online system, der består af moduler, som brugerne selv kan sammensætte, så det passer til deres respektive behov – uanset volumen.
Verigrant er en lillebror til – og bruger samme teknologi som – Openflow, der er et fuldt ud skaleret system, der blandt andet bruges af Salling Fondene, Spar Nord Fonden og Københavns Kommune. Derfor tager systemet eksempelvis også højde for finesserne i forbindelse med persondataloven. Lige nu er vi i gang med at færdigudvikle de forskellige moduler til Verigrant, hvilket sker i samarbejde med fonde.
Beslutningen om at udvikle Verigrant blev truffet i anden halvdel af 2016 efter at have konsulteret med uvildige rådgivere for fonde samt fonde i Danmark og Storbritannien. De gav samstemmende udtryk for, at der er et stort behov for et fleksibelt og lettilgængeligt system til håndtering af ansøgninger.
Der findes allerede udmærkede administrationssystemer til at modtage og arkivere ansøgninger. Derfor går Verigrant skridtet videre og tilbyder flere intelligente funktioner, hvor systemet hjælper til med at udføre en indledende vurdering af de indkomne ansøgninger. Tror vi, at vi kan gøre ansøgningsprocessen ”førerløs” og udelukkende baseret på algoritmer og kunstig intelligens? Nej, på ingen måde, men Verigrant bliver mere end et regneark med et flot design, og det bliver forhåbentlig løsningen for de fonde og legatadministratorer, der i dag ikke har et godt system til deres rådighed.
Indlæg af Formpipe:
Cloudbaseret løsning for både små og store fonde
– af CEO Thomas à Porta, Formpipe Software A/S
Selv om fondsmarkedet er nyt for os, så kan jeg godt genkende Tue Tyge Møllers appel om bedre digital understøttelse af administrationen – også i mindre fonde. Hos Formpipe har vi årelang erfaring med at understøtte arbejdsprocesserne omkring uddelinger og tilskud i det offentlige.
Denne know-how har vi brugt den seneste tid på at oversætte og tilpasse til de processer, der er kendetegnet for fonde. I det tidlige forår gik den første fondspulje live med vores tilskudsadministrationsløsning. Vi arbejder sammen med vores kunde på at effektivisere deres administration yderligere gennem digitalisering ved at løfte flere puljer ind i løsningen.
Hos Formpipe er vi eksperter i digital understøttelse og automatisering af administrative arbejdsgange i forbindelse med uddelinger. Vi har valgt at satse på fondsmarkedet, derfor er vi godt i gang med at tilpasse vores løsning, så fondes – store som små – behov indfries.
Tilpasningerne betyder blandt andet, at vores løsning vil kunne købes som en service i skyen. Software as a service (SAAS) har typisk en økonomisk fordel for køberen, og derudover kan den service, man køber let skaleres afhængigt af behovet og volumen i organisationen. Dermed er en cloudbaseret løsning interessant for både små og store fonde.
Vores entré på fondsmarkedet er begyndt i den tunge ende af fondsmarkedet. Det er egentlig ikke, fordi vi ikke ønsker at samarbejde med mindre fonde, men snarere udtryk for, at vi er usikre på, om disse fonde på samme måde er interesseret i at høste potentialet ved at digitalisere og automatisere deres administration. Derfor har vi for nyligt indledt en markeds- og behovsafdækning i mindre fonde. I forlængelse heraf er det oplagt at appellere til at tage en fælles snak omkring behovene i mindre fonde, og om hvordan vi bedst hjælper med at skabe en bedre digital understøttelse af administrationen.
Indlæg af IT Relation:
Light-løsning til mindre fonde er på vej
– af Business Manager Peter Olufsen, It-Relation, po@itrelation.dk
IT Relation (tidligere DSI-NEXT) er leverandør af OnlineLegat, som er Danmarks førende og mest sikre system til at håndtere legatansøgningsprocessen helt fra oprettelse af ansøgning på tilpasset website, over behandling og vurdering af ansøgningen og frem til udbetaling af midler via bank, samt indberetning til SKAT. Programmet har mange funktioner og muligheder, herunder et avanceret bestyrelsesmodul.
Løsningen bruges med stort udbytte af en lang række af Danmarks førende fonde, og da systemet er meget fleksibelt, er det nemt at tilpasse det, så det passer til både større og mindre fonde efter de konkrete behov.
Vi er opmærksomme på, at der for meget små fonde kan være tale om en investering som kan være for stor, på trods af at der er behov for en digital løsning, og derfor planlægger vi i nærmeste fremtid at tilbyde en light-løsning, hvor man har adgang til en begrænset mængde funktionalitet, som er tilpasset de behov som de små fonde har, herunder:
- Indtastning af ansøgninger via website med NemID login-mulighed
- Behandling / vurdering af ansøgninger via tilpasset godkenderlogin
- Udtræk af ansøgningsdata til Excel for videre bearbejdning samt afrapportering
- Udtræk af CSV-filer til brug for overførsel til økonomisystem / Danske Forvaltning, samt indberetning til SKAT
Light-løsningen vil være baseret på kernen af OnlineLegat, og dermed have samme høje sikkerhedsniveau og bagvedliggende fleksibilitet. Samtidig vil der være mulighed for at fonde der vokser i behov efterfølgende nemt kan opgradere til den fulde version.
