Tre bestyrelser er blevet til én, og det er nu mere klart for interessenterne omkring de mange asien-relaterede aktiviteter i Asia House, hvem der står for hvad. Sekretariatet er blevet opgraderet og har fået en egentlig direktør til at varetage driften, så bestyrelsen kan koncentrere sig om strategien. Derudover har ØK-fonden høstet betydelige besparelser på administrationen.
Det er nogle af de resultater, som bestyrelsesformand Erik Bøgh Christensen har opnået ved at fusionere ØKs Almennyttige Fond med Asia House Fonden og samtidig udskille Asia Business Forum, som en selvstændig forening med navneforandring til Asia House.
”Derudover har vi netop ansat en egentlig direktion, hvor vi tidligere kun har haft et sekretariat. Det betyder, at vi nu har bedre checks and balances mellem en direktion og bestyrelsen, hvor jeg førhen var lidt for meget involveret i begge dele ”, siger Erik Bøgh Christensen med henvisning til at ØK Fonden pr. 15. marts har ansat Susanne Rumohr Hækkerup, som ny direktør for såvel ØK Fonden som Foreningen Asia House.
Asia House på Indiakaj var Østasiatisk Kompagnis første hovedkvarter. Da ØK blev hundrede år gammel i 1997 oprettede man Asia House Fonden, som havde til opgave at passe på huset og sørge for, at der kom aktiviteter i det. Asia House Fonden lavede et joint venture med Copenhagen Business School: Asia Business Forum med egen bestyrelse, som stod for at afholde arrangementer og skabe relationer mellem erhvervs- og kulturliv i Danmark og de asiatiske lande.
Ét hus, én fondsbestyrelse
Siden selskabet ØK helt afviklede sine aktiviteter i Danmark, og blev til Santa Fe Group i London, er den anden ØK-fond, ØKs Almennyttige Fond, blevet mere aktiv.
”Det betød, at huset rummede både ØKs Almennyttige Fond, Asia House Fonden og Asia Business Forum, og derfor blev det uklart for folk, hvad der var hvad. Men det er kun ØK-fonden, der har midler, så for at få klarhed i forhold til vores interessenter besluttede vi at slå det sammen sådan, at der nu kun er ØKs Almennyttige Fond”
Derudover stiftede fonden en frivillig forening, som står for de asien-relaterede arrangementer og netværk i Asia House.
”Fonden bruger foreningen som instrument til at leve op til vores formål blandt andet ved, at nogle af vores uddelinger går til aktiviteterne i Asia House. De danske virksomheder, der er partnere i Asia House, er ikke partnere i fonden men i foreningen, som er at betragte som en business association”, forklarer Erik Bøgh Christensen.
Derfor var det heller ikke noget problem at få fondsmyndigheden til at godkende fusionen.
”Før havde vi tre sæt vedtægter, men ved fusionen har vi kørt dem ind under vedtægterne fra ØKs Almennyttige Fond, som fungerer som de fortsættende vedtægter. Det var en ganske simpel proces i erhvervsstyrelsen, for der var jo tale om en administrativ strømlining, og fondsmyndigheden var enig i, at det var lidt kunstigt med tre forskellige bestyrelser med honorarer og så videre”, siger Erik Bøgh Christensen.
Den ledelsesmæssige og administrative effektivisering har da også allerede ført til besparelser i fondens økonomi.
”Vi har rationaliseret i hvert fald 20 procent i forhold til det administrative og bestyrelserne. Men den største fordel er, at vi nu har en meget klarere opgavefordeling, og at vi nu kan arbejde med en ny strategi, som er endnu skarpere, samtidig med at der er en skarpere value proposition i forhold til de virksomheder, der er medlemmer af Asia House”, siger Erik Bøgh Christensen.
Mere åbenhed
Fonden har også benyttet forandringsprocessen til at etablere god fondsledelse og få styrket de interne processer. Der er vedtaget en forretningsorden og nedsat et egentligt investeringsudvalg i bestyrelsen, bestående af to af medlemmerne, som forvalter fondens formue på godt og vel 100 millioner kr.
”Vi har forsøgt at åbne lidt mere op og fortælle, hvad det her er. Vi er jo en forholdsvis lille fond, som ikke længere har erhvervsvirksomhed under os. Vi er derfor en rent almennyttig fond, hvor der ikke kommer nye penge ind. Alligevel har vi i årsrapporten tilstræbt at adressere de punkter, som de større fonde skal oplyse, og vi har gjort lidt ud af at sørge for, at forholdene omkring god fondsledelse er på plads”, siger Erik Bøgh Christensen.
Men den største fordel ved fusionen er ifølge bestyrelsesformanden den organisatoriske og driftsmæssige klarhed, som den nye struktur har skabt.
”Det var vigtig for mig, at vi fik en hel simpel struktur. Nu har vi én fond, ØKs Almennyttige fond, hvor dem der sidder i bestyrelsen ved, at de har et ansvar for de aktiviteter, der er i Asia House – og de bliver involveret i aktiviteterne der, hvor de har deres kompetencer. Visionen for huset er, at det skal være økonomisk selvbærende og på et non-profit grundlag skal promovere forholdet mellem Danmark og Asien. Det vil på sigt give fonden mulighed for at bruge hele uddelingsbudgettet på andre almennyttige formål i relation til Asien”, siger Erik Bøgh Christensen.
Fonden uddeler årligt to til fem millioner kr. til de almennyttige formål. Ud over formanden, Erik Bøgh Christensen, består bestyrelsen af Henning Kruse Petersen, Ove Ullerup, Steen Hemmingsen og Kenneth Luciani.
