Var det en driftsomkostning, da en fondsbestyrelse i 2016 inviterede ejendomsadministrator og ægtefæller med på studietur til USA for at opkvalificere sin faglige viden om uddelingsområdet?
Det mente bestyrelsesformanden i Københavns Bagerafdelings Fond, Henrik Tonnesen, der er formand for fagforeningen Fødevareforbundet NNF for Sjælland og Øerne.
Men fondens revisor fra BDO var uenig og indberettede derfor forholdet til Erhvervsstyrelsen, sådan som revisor er forpligtet til ifølge erhvervsfondsloven. Sagen endte sidste år med et påbud til fondsbestyrelsen om at tilbagebetale ægtefællernes andel af rejseudgifterne til fonden, som ifølge Erhvervsstyrelsen skulle betragtes som ulovlige uddelinger.
Selvom bestyrelsen dengang ikke var enige i revisors vurdering, så er bestyrelsen i dag tilfreds med sagens forløb.
”Vi er tilfredse med revisors rolle i sagen, idet det viser, at revisor er sin rolle bevidst, og vi er tilfredse med styrelsens afgørelse, om at vi selv skal betale for ledsagere, hvilket vi har efterlevet. Der var en god dialog med revisor og styrelsen i den forbindelse. I det hele taget var styrelsen en god sparringspartner,” siger bestyrelsesformand, Henrik Tonnesen.
Året efter valgte bestyrelsen dog at udskifte revisionsselskabet BDO med revisionsselskabet RI. Ifølge bestyrelsesformanden har det ophørte samarbejde dog ikke noget at gøre med uenighederne og revisorindberetningen.
”Udskiftningen af revisor har ikke noget med sagen at gøre. Det handler alene om, at vi skulle have en ny budrunde om revision af vores regnskab. Vi indhentede flere tilbud og den valgte revisor kom med et tilbud, som passede fint til vores behov, set i forhold til indhold men også honoraret,” siger Henrik Tonnesen.
Bestyrelsesmøde i New York
Københavns Bagerafdelings Fond, som blev stiftet for cirka 30 år siden af Bagernes Fagforening, har til formål at yde støtte til oplysningsarbejde blandt fagfæller i bagerfaget, til kurser og til udveksling af fagfæller fra udlandet. Fonden har i de seneste fem år gennemsnitligt uddelt 35.000 kr. om året. Og bestyrelsen mente i 2016, at det var nødvendigt at opsøge inspiration og tilegne sig viden indenfor branchen for bedre at kunne rådgive modtagerne i forbindelse tildeling af fondsmidlerne.
Derfor inviterede den fire mand store bestyrelse sine ægtefæller, fondens ejendomsadministrator samt dennes ægtefælle på studietur til New York. Her besøgte delegationen blandt andet Claus Meyer og hans bageri, Great Northern Food Hall, og havde møde med tillidsfolk fra nogle af de store brødfabrikker. Den ene af dagene på den syv dage lange tur var afsat til bestyrelsesmøde, hvor bl.a. vedligeholdelsesplanen for fondens investeringsejendom var på dagsordenen.
Ifølge bestyrelsesformand Henrik Tonnesen var der tale om en studietur med et relevant fagligt indhold i forhold til fondens formål.
”Bestyrelsen afholder på den baggrund med 5-7 års intervaller en studietur, hvor bestyrelsen rejser til relevante lande med det formål at studere bagerfagets udbredelse, herunder det faglige arbejde i forskellige lande og kulturer. Det var ligeledes formålet med bestyrelsens rejse til New York i juli 2016,” skrev Henrik Tonnesen i sin redegørelse til Erhvervsstyrelsen.
Viden om uddelingsformål relevant for ejendomsadministrator
Da fondens revisor gennemgik årsregnskabet, konstaterede han, at samtlige 10 rejsedeltageres udgifter var indgået i driftsomkostningerne, som var indberettet til skat. Og selvom formålet med studieturen var i overensstemmelse med fondens formål, mente han ikke, at fonden havde lov til at dække udgifterne for andre end bestyrelsesmedlemmerne. Derfor havde han som revisor pligt til at indberette forholdet til Erhvervsstyrelsen.
”Det er imidlertid vores opfattelse, at afholdelse af udgifter til såvel administrator og ledsagere på i alt 105.455 kr., svarende til 6/10 af de samlede udgifter på 175.691 kr. ikke er i overensstemmelse med bestemmelserne i lov om erhvervsdrivende fonde, og at bestyrelsen derved har tilsidesat de særlige pligter, der er gældende i henhold til denne lovgivning,” skrev revisor i sin indberetning til styrelsen.
I fondsbestyrelsens efterfølgende redegørelse til Erhvervsstyrelsen gør bestyrelsesformanden opmærksom på at bestyrelsen er uenig med fondens revisor. Selvom ejendomsadministrator ikke var medlem af ledelsen i fonden, var hans rejseudgifter en relevant driftsomkostning på lige fod med bestyrelsesmedlemmernes, mente bestyrelsen.
”For så vidt angår deltagelse fra fondens administrator og dennes ægtefælle, har bestyrelsen vurderet at administrator, som forestår størstedelen af fondens administrative aktiviteter, ved deltagelse på studieturen opnår et detaljeret indblik i fondens aktiviteter,” forklarede Henrik Tonnesen.
Også rejseudgifterne til ægtefællerne mente bestyrelsen burde indgå som en omkostning for fonden:
”For så vidt angår ægtefællernes deltagelse i rejsen, er bestyrelsen opmærksomme på, at dette kan anses som et gode ydet til bestyrelsen, dog med det formål at lette bestyrelsesmedlemmernes villighed til at deltage i arrangementet. Dette skal dog ses i sammenhæng med, at bestyrelsen ikke løbende modtager et vederlag for sit arbejde i fonden,” skrev Henrik Tonnesen i sin senere redegørelse til styrelsen.
På baggrund af redegørelsen fra fondsbestyrelsen sendte Erhvervsstyrelsen sit afgørelsesudkast til høring også hos fondens ejendomsadministrator. I styrelsens agterskrivelse lægges der op til en afgørelse, der flugter med revisors oprindelige vurdering.
”De af fonden afholdte udgifter på i alt kr. 105.415,00 for deltagelse af bestyrelsens ægtefæller, fondens administrator og dennes ægtefælle i bestyrelsens studietur til New York i 2016 skal efter Erhvervsstyrelsens opfattelse anses for at være uddeling i strid med erhvervsfondslovens § 87, jf. § 87, stk. 1, 2. pkt. Det påhviler herefter bestyrelsens ægtefæller, administrator og dennes ægtefælle hver især at tilbagebetale de til dem af fonden afholdte rejseudgifter med tillæg af lovpligtige renter,” skriver Erhvervsstyrelsen i udkastet.
Sidestilles med direktør
Fondens ejendomsadministrator forklarede herefter Erhvervsstyrelsen, at selvom hans rolle er at være administrator for den investeringsejendom, som udgør fondens eneste erhvervsmæssige aktivitet, så indtager han reelt en langt mere central rolle i selve fonden. Udover hans arbejde med ejendommens lejere, som har forbindelse til fagforeningen, så varetager han også ledelsesopgaver i relation til fonden, forklarede han.
”Jeg indkalder, deltager, leder og skriver referat til alle bestyrelsesmøder, står for økonomien, belåning, byggesager og alle beboerhenvendelser, på vegne af bestyrelsen. Jeg mener dermed, at min rolle kan sidestilles med en direktørrolle og med bestyrelsesarbejde. Derfor er fondens afholdelse af udgifter i forbindelse med studieturen i overensstemmelse med fondens formål, da det giver mig den nødvendige viden til at varetage fondens formål og interesser,” skriver ejendomsadministratoren i sit høringssvar til Erhvervsstyrelsen.
Om FondenKøbenhavns Bagerafdelings Fond
Formål og aktivitet
Fondens formål er at yde støtte til oplysningsarbejde blandt fagfæller, herunder kurser, samt til udveksling af fagfæller fra udlandet. Fondens formål støttes via drift og udlejning af en
investeringsejendom.Værdi af investeringsejendomme pr. 30 september 2018: 21,2 mio. kr.
Samlet balancesum pr. 31. september 2018: 21,7 mio. kr.
Tidligere støttede projekter
- Ungdomsaktiviteter i NNF-Bagergruppen København
- Bagernes pensionistklub i København
- Bager- og konditorskuemestres deltagelse i udenlandske konkurrencer. Der afholdes både nationale, nordiske, europæiske og verdensmesterskaber for både bagere og konditorer
- Bager- og konditorskuemestres deltagelse i inden- og udenlandske fødevaremesser
- Tilskud til museumsbageriet i Andelslandsbyen ved Holbæk.
Uddelinger
- 2013/14: 50.000 kr.
- 2014/15: 0 kr.
- 2015/16: 0 kr.
- 2016/17: 40.000 kr.
- 2017/18: 65.000 kr.
Fondskontoret i Erhvervsstyrelsen tager administratorens argument til efterretning, men bemærker at det er uklart hvorvidt administrators opgaver udelukkende har administrativ karakter, eller om han i praksis har beslutningskompetence i fonden og indtager en ledende rolle. Under alle omstændigheder vurderer styrelsen, at ejendomsadministratoren ”har omfattende praktiske arbejdsopgaver i fonden relateret til fondens formål, som godtgør hans deltagelse i fondsbestyrelsens studietur på lige fod med fondens bestyrelsesmedlemmer.”
På den baggrund afgør styrelsen sagen ved at give påbud om tilbagebetalingen af rejseudgifterne for alle de deltagende ægtefæller, og pålægger derfor bestyrelsen at inddrive 87.845,50 kr.
Styrelsen gør samtidig fondsbestyrelsen opmærksom på, at såfremt administrator i virkeligheden skal anses for at være direktør, så skal han registreres som direktør i cvr-registret.
Nyhedsbrevet Danmarks Fonde har været i kontakt med fondens tidligere revisor i BDO for at høre hans version af sagen og hvorvidt han oplevede, at revisorskiftet året efter studieturen til New York skyldtes uenigheden om rejseudgifterne og indberetningen til Erhvervsstyrelsen. Men revisor har med henvisning til sin udvidede tavshedspligt ikke ønsket at kommentere sagen.
