Når en almen fond ønsker ændringer i eksempelvis sin formålsparagraf eller ønsker at sælge en bygning eller to, så skal den først indhente tilladelse fra Civilstyrelsen.
I dag kommer tilladelsen – eller afslaget – væsentligt hurtigere end tidligere.
Civilstyrelsen, der er fondsmyndighed for landets godt 8.000 almene fonde, har nemlig nedbragt sagsbehandlingstiden på fondsområdet væsentligt.
Det fortæller kontorchef for ’Fonde og Ejendomme’ i Civilstyrelsen, Birthe Jespersen.
”Vi er inde i en rigtig god stime. Vi har fokus på sagsbehandlingstiden, og vi har dygtige medarbejdere, som får truffet en masse afgørelser, så fondene ikke skal vente helt så længe, som de skulle for bare tre år siden,” fortæller Birthe Jespersen.
Op til et års ventetid
Sidste år behandlede kontoret omkring 1.800 sager på fondsområdet. Mens antallet af sagsbehandlinger har ligget i det leje i de senere år, så er antallet af dage, som Civilstyrelsen skal bruge på at behandle en fondssag, faldet fra et gennemsnit på 142 dage til 103 dage.
Det lyder selvfølgelig af meget, men det har været værre før.
Birthe Jespersen – Kontorchef, Civilstyrelsen
Det svarer til et fald i den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på 27 procent. Årsagerne til reduktionen skyldes, ifølge Birthe Jespersen, flere ting.
Siden 2019 har kontoret arbejdet målrettet for at få sagsbehandlingstiden ned. Indsatsen indebærer blandt andet, at kontoret hele tiden har overblik over sagerne, og at der bliver prioriteret rigtigt, fortæller Birthe Jespersen.
Sager, der alene indebærer formelle ændringer - eksempelvis revisionsbestemmelser, har deres eget ”fast track” – altså et hurtigere ekspeditionsspor, mens juridisk tungere sager kører i et andet spor.
De ”lette” sager tager, ifølge Birthe Jespersen, ofte ikke mere end et par måneder at afgøre, mens de ”tunge” sager kan tage op til et år.
”Det lyder selvfølgelig af meget, men det har været værre før. Sidste år opnåede vi for første gang i flere år, at vi ikke havde nogle sager, der var ældre end et år. Det arbejder vi videre med i år. Vi arbejder målrettet med sagsbehandlingstiden på de ældste sager i efteråret, så ingen sager er ældre end 10 måneder ved årets udgang. Vi prøver hele tiden at gøre det bedre,” fortæller Birthe Jespersen.
Hun forklarer, at de tungere sager kan være sager, som omhandler fondens kapitalforbrug eller sager, hvor fonde søger om tilladelse til at ændre deres formålsparagraf.
”Formålsændringer er nogle af de sager, som vi kalder vanskelige eller tunge sager, fordi det kræver meget, for at en fond kan ændre sit formål. Vi ved, at de sager kræver større undersøgelser,” siger Birthe Jespersen.
Hun forklarer, at sager, hvor det er nødvendigt, at der træffes en hurtig beslutning, kommer foran i køen som såkaldte hastesager.
”Hvis en fond er ved at sælge en ejendom, så skal vi hurtigt behandle sagen, inden handlen går i vasken. Også selvom den er vanskelig,” siger Birthe Jespersen.
Terror og hvidvask har fået eget kontor
En anden årsag til at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er faldet, skyldes ifølge Birthe Jespersen, at Civilstyrelsen i 2021 oprettede kontoret ’Kontrol & Regres.’
Kontoret, der blandt andet består af revisorer, har til formål at kontrollere, at fondene ikke misbruges til hvidvask eller terrorfinansiering. Tidligere lå den kontrol hos Birthe Jespersens kontor.
”Det betyder, at mine sagsbehandlere kan bruge mere tid på de juridiske aspekter af fondssagerne, og det hjælper jo på vores sagsbehandlingstider. Desuden er vi jo på den måde blevet mere specialiserede,” forklarer hun.
Fondene er tålmodige
Selvom sagsbehandlingstiden i nogle tilfælde kan vare mange måneder, oplever Birthe Jespersen generelt, at dialogen med fondene er god.
Når man er under Justitsministeriet, så er kvalitet ikke noget, man går ned på
Birthe Jespersen – Kontorchef, Civilstyrelsen
”Jeg synes, at fondene er meget tålmodige. Vi oplever ikke den store utilfredshed. Selvfølgelig er der nogle fonde, som spørger til status på deres sager, men der er generelt forståelse for, at vi må prioritere vores ressourcer,” siger Birthe Jespersen og tilføjer, at hun har fået tilkendegivelser fra flere fonde, som har bemærket den hurtigere ekspeditionsproces.
Hun forsikrer samtidig, at den hurtigere sagsbehandlingstid ikke går ud over kvaliteten i styrelsens afgørelser.
”Vi arbejder i Civilstyrelsen løbende med at højne kvalitet, effektivitet og prioritering. Når man er under Justitsministeriet, så er kvalitet ikke noget, man går ned på,” lyder det fra kontorchefen.
Kontoret ´Fonde og Ejendomme´ er udover fondsområdet også ansvarlig for yderligere seks andre fagområder. Kontoret er eksempelvis klageinstans for Familieretshusets værgemålsafgørelser.
