Mange af de store amerikanske og canadiske fonde har ansatte, som er specialiserede i at evaluere fondens arbejde. Der bliver brugt mange penge og kræfter på at indsamle og analysere data. Men flere fonde har problemer med at få omsat den indsamlede information til brugbar viden til gavn for det faglige fondsarbejde. Det fremgår af rapporten “Benchmarking Foundation Evaluation Practices”, der er baseret på en spørgeskemaundersøgelse blandt fondsmedarbejdere med ansvar for evaluering.
Hele 83 procent af deltagerne oplevede det som en udfordring at omsætte evalueringerne til brugbare erfaringer for fagområdet. Samtidig vurderede deltagerne også problemerne med at omsætte resultaterne til konkrete forandringer i fondsarbejdet som en væsentlig udfordring ved at arbejde med evalueringer. Derudover er det også et problem at gøre evalueringsresultaterne brugbare for bevillingsmodtagerne. 70 procent oplevede det som en udfordring at få indarbejdet evalueringsresultaterne i fondenes tilgang til det fremtidige arbejde med modtagerne.
Rapporten peger på især fire forhold, der er væsentlige for de ansattes problemer med at bruge den indsamlede information fornuftigt. For det første svarer hele 91 procent, at de programansatte har svært ved at finde tid til evalueringsarbejdet. Det skal ses i lyset af, at kun en tredjedel af de deltagende fonde har en særlig evalueringsafdeling eller -enhed, og at det typisk er de større fonde, der prioriterer evalueringsindsatsen på den måde. I de resterende to-tredjedele er de evalueringsansvarlige som oftest ansat i en programafdeling, hvor det må formodes, at der er mange andre opgaver der kæmper om opmærksomheden.
For det andet oplever 71 procent af de adspurgte, at de programansatte ikke er tilstrækkeligt fortrolige med at fortolke og bruge de indsamlede data. En del af forklaringen på den manglende fortrolighed er måske, at 37 procent af deltagernes evalueringsfaglige baggrund er begrænset til korte kurser eller workshops.
For det tredje mener omkring halvdelen af deltagerne, at de ansattes holdning til evaluering er en udfordring, og for det fjerde svarer 40 procent at det var svært for programansatte at bruge evalueringsresultaterne fordi de ikke var involveret i udformningen af evalueringerne.
De områder, hvor evalueringsindsatsen har størst sandsynlighed for at præge de ansattes arbejde, er i forhold til at forstå hvad fonden har opnået med sit arbejde. Helt konkret bliver evalueringerne ofte brugt til at vurdere, om fonden skal gå ind på nye områder eller ud af eksisterende. Og til at vurdere om en uddelingsstrategi skal justeres undervejs i processen.
Erfaringsudveksling og videndeling bliver underprioriteret
Rapporten tegner et billede af, at de evalueringsansvarlige ser et stort – men i vid udstrækning uudnyttet – potentiale i at dele erfaringer og viden med resten af fondsbranchen.
Resultaterne af evalueringerne bliver ofte delt med andre i fonden, men i langt mindre grad med andre fonde og den almindelige offentlighed. Over tre fjerdedele af de deltagende svarede, at evalueringerne bliver delt enten en del eller meget med fondens direktør, lidt færre at de bliver delt med andre ansatte – og lidt under halvdelen at de bliver delt med fondens bestyrelse. Men kun 17 procent svarede, at evalueringerne bliver delt med andre fonde – og kun 14 procent deler med den brede befolkning. Og selvom over halvdelen af de evalueringsansvarlige bruger tid på at formidle deres viden udadtil mener 71 procent at deres fond bruger for lidt tid på denne opgave.
Billedet af en fondsbranche, som er god til at kommunikere mål og strategi – men som er dårlig til dele evalueringsresultater og til at lære af hinandens fejl – går igen i en anden af CEPs rapporter (se evt. artiklen Amerikanske fonde er åbne, men ikke om fejl). Og det til trods for, at både fondenes ledere og medarbejdere mener, at netop den form for åbenhed kunne øge effekten af donationerne.
I spørgeskemaundersøgelsen blev deltagerne bedt om at svare på, hvordan de håbede at fondene i løbet af de næste fem år ville ændre deres indsamling og/eller brug af evalueringsdata. I rapporten bliver deltagernes bud på, hvordan fondenes arbejde med evaluering i fremtiden kunne forbedres sammenfattet i tre svar:
- At fondene bliver mere strategiske i deres planlægning og udformning af evalueringer, så den indsamlede information bliver meningsfuld og brugbar
- At fondene bruger evalueringsdata til at træffe beslutninger og forbedre deres praksis
- At fondene bliver mere åbne om deres evalueringer og bedre til at dele deres erfaringer udadtil
Rapporten, der udkom den 20. september, kan downloades på CEPs hjemmeside.
