Danmarks formentlig mest ansøgte fond, Nordea-fonden, har netop indført elektroniske bestyrelsesmøder.
Siden slutningen af 2019 har fondens otte bestyrelsesmedlemmer nemlig suppleret de traditionelle fysiske møder i bestyrelseslokalet med elektroniske møder foran hjemmecomputeren.
På de elektroniske møder behandler bestyrelsen de mange tusinde ansøgninger, der hvert år stiles til fondens puljer til henholdsvis lokale projekter og studielegater. Sidste år modtog de to puljer omtrent 5.700 ansøgninger tilsammen ud af i alt 6.642 ansøgninger.
De nye e-bestyrelsesmøder skal øge serviceniveauet over for fondens ansøgere ved at forkorte svartiden. Med ti e-bestyrelsesmøder i årshjulet regner fonden således med at kunne gå fra en svartid på fire-fem måneder til en svartid på to-tre måneder.
Og netop den kortere sagsbehandlingstid har været et ønske fra flere af fondens ansøgere, fortæller Nordea-fondens kommunikationschef Tine Wickers:
"Vi har en målsætning som fond om at være til gavn og tilgængelige – også i forhold til vores ansøgere. Sidste år lavede vi en brugeranalyse blandt ansøgerne til vores lokalpulje. Vi var glade for, at 94 pct. oplevede, at det var nemt at søge Nordea-fonden. Men flere foreninger ønskede sig også hurtigere svar på deres ansøgninger,” siger Tine Wickers.
Syv dage til at nå igennem dagsordenen
Et e-bestyrelsesmøde i Nordea-fonden fungerer som et normalt fysisk bestyrelsesmøde. Møderne er underlagt en forretningsorden og har en dagsorden, som bestyrelsesmedlemmerne har syv dage til at behandle.
For at træde ind i det virtuelle bestyrelseslokale skal medlemmerne logge på en sikker digital platform. Her er dagsordenen lagt frem, og hvert punkt udstyret med en indstillingsliste med relevante informationer om ansøgningerne.
Hvert medlem kan godkende eller afvise de indstillede ansøgninger og desuden kommentere undervejs. Herefter bliver eventuelle kommentarer fremlagt og drøftet ved bestyrelsens næste fysiske møde.
Initiativet har også bidraget til, at administrationens sagsbehandling har fået et mere regelmæssigt flow med færre peaks.
Tine Wickers – kommunikationschef, Nordea-fonden
Når alle medlemmer er trådt ud af det virtuelle bestyrelseslokale, udarbejder administrationen et referat, som udsendes kort efter og godkendes på næste fysiske bestyrelsesmøde.
Og den nye mødeform er indtil videre blevet taget godt imod både af bestyrelsen og fondens administration, siger Tine Wickers.
“Bestyrelsesmedlemmerne har tilkendegivet tilfredshed med formatet og den hyppigere opmærksomhed om de lokale ansøgninger. Initiativet har også bidraget til, at administrationens sagsbehandling har fået et mere regelmæssigt flow med færre peaks,” siger Tine Wickers.
Med flere møder og længere tid til beslutningstagen giver de nye e-bestyrelsesmøder altså bestyrelsen mere fleksibilitet, når den skal tage stilling til mange ansøgninger.
Til gengæld er antallet af bestyrelsesmøder også steget betragteligt. De fysiske møder er der nemlig fortsat fem af om året, og med ti e-bestyrelsesmøder oven i er det samlede antal møder for fondens bestyrelse nu 15.
Færre afslag og flere uddelinger
Men på grund af de hyppigere møder og kortere svartid regner Nordea-fonden til gengæld med at kunne imødekomme flere ansøgninger.
Fonden har nemlig tidligere måtte give afslag til en del både lokale ildsjæle og studerende, fordi deres ellers kvalificerede ansøgninger ikke kunne behandles, inden den ønskede aktivitet eller studierejsen var i gang eller overstået.
Men med den nye svartid på to-tre måneder forventer fonden, at den udfordring bliver langt mindre.
Derfor sætter Nordea-fonden nu også de årlige uddelinger gennem lokalpuljen op fra 25 mio. kr. til 30 mio. kr.
"Én af hovedårsagerne til afslag tidligere var, at folk søgte for sent. Aktiviteten var afholdt, når vi kunne svare, og så kan vi som fond ikke støtte den. Men nu forventer vi at kunne imødekomme flere ansøgninger. Og det har været medvirkende årsag til, at uddelingsrammen er sat op med 5 mio. kr.,” siger Tine Wickers.
Hun håber, at fondens hyppigere mødefrekvens i sidste ende kan mærkes ude hos den brede befolkning:
"Hvis en gymnastikinstruktør får en idé til et familiehold, så kræver det bolde, måtter eller andre redskaber. Og jo hurtigere man får svar, desto hurtigere kan familierne få sved på panden,” siger Tine Wickers.
Ny brugerundersøgelse på vej
Selvom Nordea-fondens bestyrelse og administration har taget godt imod den nye mødeform, så følger Nordea-fonden initiativet op med nye evalueringer.
Udover at evaluere bestyrelsens nye arbejdsgang, iværksætter fonden også en ny brugerundersøgelse. Den skal bl.a. afdække, om den kortere sagsbehandlingstid faktisk betyder, at færre ansøgninger må sendes tilbage med afslag.
"Vi planlægger en ny brugerundersøgelse i foråret blandt ansøgere for at se, om ansøgerne har oplevet en øget tilfredshed. I 2019 fik vi 1.865 ansøgninger til lokalpuljen og 1.055 fik tildelt støtte. Og når vi skriver afslagsbegrundelser vil vi også kunne se, om en hovedårsag til afslag er, at folk har søgt for sent. Det bliver spændende at følge,” siger Tine Wickers.
