Nordea-fonden indfører elektroniske bestyrelsesmøder

Nordea-fondens bestyrelse har netop indført elektroniske møder, som skal supplere møderne i bestyrelseslokalet. Det sker for at få serviceniveauet op og sagsbehandlingstiden ned af hensyn til fondens ansøgere.

Nordea-fondens bestyrelse
Nor­dea-fon­dens be­sty­rel­se. Øverst fra ven­stre: Mads Hyl­le­holt Bøtt­ger, Jens Bjørn An­der­sen, Tor­ben Laust­sen, Dort­he Gyl­ling Crü­ger. Sid­den­de fra ven­stre: Kir­sten Blin­ken­berg Ha­strup, Pe­ter Schütze, Lou­i­se Ga­de, Chri­stof­fer Knuth (fo­to: Hans Ole Madsen).

Dan­marks for­ment­lig mest an­søg­te fond, Nor­dea-fon­den, har net­op ind­ført elek­tro­ni­ske bestyrelsesmøder.

Si­den slut­nin­gen af 2019 har fon­dens ot­te be­sty­rel­ses­med­lem­mer nem­lig sup­ple­ret de tra­di­tio­nel­le fy­si­ske mø­der i be­sty­rel­ses­lo­ka­let med elek­tro­ni­ske mø­der for­an hjemmecomputeren.

På de elek­tro­ni­ske mø­der be­hand­ler be­sty­rel­sen de man­ge tu­sin­de an­søg­nin­ger, der hvert år sti­les til fon­dens pul­jer til hen­holds­vis lo­ka­le pro­jek­ter og stu­di­e­le­ga­ter. Sid­ste år modt­og de to pul­jer om­trent 5.700 an­søg­nin­ger til­sam­men ud af i alt 6.642 ansøgninger.

De nye e-be­sty­rel­ses­mø­der skal øge ser­vi­ce­ni­veau­et over for fon­dens an­sø­ge­re ved at for­kor­te svar­ti­den. Med ti e-be­sty­rel­ses­mø­der i års­hju­let reg­ner fon­den så­le­des med at kun­ne gå fra en svar­tid på fi­re-fem må­ne­der til en svar­tid på to-tre måneder.

Og net­op den kor­te­re sags­be­hand­lings­tid har væ­ret et øn­ske fra fle­re af fon­dens an­sø­ge­re, for­tæl­ler Nor­dea-fon­dens kom­mu­ni­ka­tions­chef Ti­ne Wickers:

"Vi har en mål­sæt­ning som fond om at væ­re til gavn og til­gæn­ge­li­ge – og­så i for­hold til vo­res an­sø­ge­re. Sid­ste år la­ve­de vi en bru­ge­r­a­na­ly­se blandt an­sø­ger­ne til vo­res lo­kal­pul­je. Vi var gla­de for, at 94 pct. op­le­ve­de, at det var nemt at sø­ge Nor­dea-fon­den. Men fle­re for­e­nin­ger øn­ske­de sig og­så hur­ti­ge­re svar på de­res an­søg­nin­ger,” si­ger Ti­ne Wickers.

Syv dage til at nå igennem dagsordenen

Et e-be­sty­rel­ses­mø­de i Nor­dea-fon­den fun­ge­rer som et nor­malt fy­sisk be­sty­rel­ses­mø­de. Mø­de­r­ne er un­der­lagt en for­ret­nings­or­den og har en dags­or­den, som be­sty­rel­ses­med­lem­mer­ne har syv da­ge til at behandle.

For at træ­de ind i det vir­tu­el­le be­sty­rel­ses­lo­ka­le skal med­lem­mer­ne log­ge på en sik­ker di­gi­tal plat­form. Her er dags­or­de­nen lagt frem, og hvert punkt ud­sty­ret med en indstil­lings­li­ste med re­le­van­te in­for­ma­tio­ner om ansøgningerne.

Hvert med­lem kan god­ken­de el­ler af­vi­se de indstil­le­de an­søg­nin­ger og des­u­den kom­men­te­re un­der­vejs. Her­ef­ter bli­ver even­tu­el­le kom­men­ta­rer frem­lagt og drøf­tet ved be­sty­rel­sens næ­ste fy­si­ske møde.

Ini­ti­a­ti­vet har og­så bi­dra­get til, at ad­mi­ni­stra­tio­nens sags­be­hand­ling har få­et et me­re re­gel­mæs­sigt flow med fær­re peaks.

Ti­ne Wi­ck­ers – kom­mu­ni­ka­tions­chef, Nordea-fonden

Når al­le med­lem­mer er trå­dt ud af det vir­tu­el­le be­sty­rel­ses­lo­ka­le, ud­ar­bej­der ad­mi­ni­stra­tio­nen et re­fe­rat, som ud­sen­des kort ef­ter og god­ken­des på næ­ste fy­si­ske bestyrelsesmøde.

Og den nye mø­de­form er ind­til vi­de­re ble­vet ta­get godt imod bå­de af be­sty­rel­sen og fon­dens ad­mi­ni­stra­tion, si­ger Ti­ne Wickers.

“Be­sty­rel­ses­med­lem­mer­ne har til­ken­de­gi­vet til­freds­hed med for­ma­tet og den hyp­pi­ge­re op­mærk­som­hed om de lo­ka­le an­søg­nin­ger. Ini­ti­a­ti­vet har og­så bi­dra­get til, at ad­mi­ni­stra­tio­nens sags­be­hand­ling har få­et et me­re re­gel­mæs­sigt flow med fær­re pe­aks,” si­ger Ti­ne Wickers.

Med fle­re mø­der og læn­ge­re tid til be­slut­nings­ta­gen gi­ver de nye e-be­sty­rel­ses­mø­der alt­så be­sty­rel­sen me­re flek­si­bi­li­tet, når den skal ta­ge stil­ling til man­ge ansøgninger.

Til gen­gæld er an­tal­let af be­sty­rel­ses­mø­der og­så ste­get be­trag­te­ligt. De fy­si­ske mø­der er der nem­lig fort­sat fem af om året, og med ti e-be­sty­rel­ses­mø­der oven i er det sam­le­de an­tal mø­der for fon­dens be­sty­rel­se nu 15.

Færre afslag og flere uddelinger

Men på grund af de hyp­pi­ge­re mø­der og kor­te­re svar­tid reg­ner Nor­dea-fon­den til gen­gæld med at kun­ne imø­de­kom­me fle­re ansøgninger.

Fon­den har nem­lig tid­li­ge­re måt­te gi­ve af­slag til en del bå­de lo­ka­le ildsjæ­le og stu­de­ren­de, for­di de­res el­lers kva­li­fi­ce­re­de an­søg­nin­ger ik­ke kun­ne be­hand­les, in­den den øn­ske­de ak­ti­vi­tet el­ler stu­di­e­rej­sen var i gang el­ler overstået.

Men med den nye svar­tid på to-tre må­ne­der for­ven­ter fon­den, at den ud­for­dring bli­ver langt mindre.

Der­for sæt­ter Nor­dea-fon­den nu og­så de år­li­ge ud­de­lin­ger gen­nem lo­kal­pulj­en op fra 25 mio. kr. til 30 mio. kr.

"Én af ho­ved­år­sa­ger­ne til af­slag tid­li­ge­re var, at folk søg­te for sent. Ak­ti­vi­te­ten var af­holdt, når vi kun­ne sva­re, og så kan vi som fond ik­ke støt­te den. Men nu for­ven­ter vi at kun­ne imø­de­kom­me fle­re an­søg­nin­ger. Og det har væ­ret med­vir­ken­de år­sag til, at ud­de­lings­ram­men er sat op med 5 mio. kr.,” si­ger Ti­ne Wickers.

Hun hå­ber, at fon­dens hyp­pi­ge­re mø­de­fre­kvens i sid­ste en­de kan mær­kes ude hos den bre­de befolkning:

"Hvis en gym­na­stikin­struk­tør får en idé til et fa­mi­lie­hold, så kræ­ver det bol­de, måt­ter el­ler an­dre red­ska­ber. Og jo hur­ti­ge­re man får svar, de­sto hur­ti­ge­re kan fa­mi­li­er­ne få sved på pan­den,” si­ger Ti­ne Wickers.

Ny brugerundersøgelse på vej

Selv­om Nor­dea-fon­dens be­sty­rel­se og ad­mi­ni­stra­tion har ta­get godt imod den nye mø­de­form, så føl­ger Nor­dea-fon­den ini­ti­a­ti­vet op med nye evalueringer.

Ud­over at eva­lu­e­re be­sty­rel­sens nye ar­bejds­gang, iværk­sæt­ter fon­den og­så en ny bru­ger­un­der­sø­gel­se. Den skal bl.a. af­dæk­ke, om den kor­te­re sags­be­hand­lings­tid fak­tisk be­ty­der, at fær­re an­søg­nin­ger må sen­des til­ba­ge med afslag.

"Vi plan­læg­ger en ny bru­ger­un­der­sø­gel­se i for­å­ret blandt an­sø­ge­re for at se, om an­sø­ger­ne har op­le­vet en øget til­freds­hed. I 2019 fik vi 1.865 an­søg­nin­ger til lo­kal­pulj­en og 1.055 fik til­delt støt­te. Og når vi skri­ver af­slags­be­grun­del­ser vil vi og­så kun­ne se, om en ho­ved­år­sag til af­slag er, at folk har søgt for sent. Det bli­ver spæn­den­de at føl­ge,” si­ger Ti­ne Wickers.

Vil du læse artiklen?

Med et abon­ne­ment får du fuld ad­gang til fun​dats​.dk.

Det ko­ster at pro­du­ce­re uaf­hæn­gig og dyb­de­bo­ren­de jour­na­li­stisk. Læs me­re om Fun­dats og se pri­ser­ne for at abon­ne­re her.

Abon­nér

Allerede abonnent? Log ind her:

Annoncespot_img
spot_img

Skribent

Læs mere om

Kategorier:

Tags:

Læs også

Forsiden lige nu

Coronakrise

Serie: Gode Ramme for Gode Donationer