Vi er vandbærere eller caddier. Sådan lyder beskrivelsen fra Claus Henrik Andersen, kontorchef for Forskningskontoret på DTU, når han skal forklare, hvad teamet på de 12 ansatte i ‘Research Support DTU’ egentlig er for en størrelse.
For teamet er nemlig en forskerstøtteenhed, der skal hjælpe forskere og institutter ved DTU med både at øge mængden af ekstern finansiering og kvalificere deres ansøgninger.
En forskerstøtteenhed, som DTU startede med at opbygge i 2016, men som nu er helt på plads.
”Forskerne er de primære, når man taler ekstern finansiering. At de har det rigtige cv, at de er troværdige og ikke mindst har en god idé, som der skal søges penge til. Vi er blot hjælpere – ligesom caddier i golf. Men ligesom det kan gå grueligt galt, hvis en golfspiller slår med en forkert kølle, kan det også gå grueligt galt, hvis en forsker eller et institut ikke griber ansøgningen om ekstern finansiering rigtigt an,” siger Claus Henrik Andersen.
Ønske om at kvalificere fondssøgningen
At DTU har valgt at opruste på fundraising, handler både om besparelser på de offentlige danske forskningsbudgetter, om en stærkt øget konkurrence i kampen om EU-midler og andre fondsmidler. Men også om et synligt fald i ekstern finansiering på DTU tilbage i 2014-2015. Og om at udleve DTU’s ambition om at være et eliteuniversitet – på alle niveauer.
”DTU genererer årligt omkring 3.000 ansøgninger om ekstern finansiering, og det arbejde ville vi gerne gøre mere kvalificeret. Yderligere har DTU en meget flad struktur med omkring 25 forskningsenheder – 20 institutter og en håndfuld forskningscentre. Med de mange enheder er de lokale ressourcer til fondsansøgninger relativt begrænsede.”
”Så vi havde et ønske om at minimere input og maksimere output – og efter en grundig analyse af praksis omkring ansøgninger og succesrate blev beslutningen derfor en central specialiseret støttefunktion,” fortæller Claus Henrik Andersen.
I første omgang blev der ansat ni medarbejdere – ad flere omgange – til udelukkende at fokusere på at søge EU-midler. Derefter fulgte yderligere tre medarbejdere med fokus på dels de mindre private, danske fonde og på de store private fonde med excellenceprogrammer som Lundbeckfonden, Novo Nordisk Fonden, Carlsbergfondet og Villum Fonden og de offentlige danske fonde som Innovationsfonden.
Dialog på mange fronter
For de mindre private danske fonde – eller rettere fondene uden excellenceprogrammer – er der først lavet en afdækning af interessante fonde.
”Vi har lavet en mapping af de mindre danske fonde og opbygget en database med snart omkring 100 fonde, som er interessante for DTU – og hvor DTU er interessante for dem. Nu handler arbejdet om at bygge relationer til fondene, hvor vi går i dialog med fondene og orienterer hinanden, og det er der kommet både konkrete ansøgninger og bevillinger ud af,” fortæller Claus Henrik Andersen.
Dialogen foregår på mange fronter – fra årlige møder på direktionsniveau til telefonopkald eller mailkorrespondance mellem menige medarbejdere. Men også via deltagelse i relevante konferencer.
”Vi arbejder målrettet på at opbygge relationer til fondene. Så de ved, hvor vi er, og vi ved, hvor de er. Så de bliver opmærksomme på os. Og vi har allerede fået flere bevillinger fra de mindre fonde til f.eks. afholdelse af en sommerskole, til udenlandsophold for forskere, til forskningsudstyr. Spændende fra bevillinger på 200.000 kroner til én million, to millioner helt op til 10 millioner. Så det er en bred palette, og de har alle stor værdi, fordi nogle af tingene kan man ikke søge penge til andre steder,” forklarer Claus Henrik Andersen.
Mindsker forskernes tidsforbrug
Hvor medarbejderne i teamet i begyndelsen arbejdede meget specialiseret med hver deres ansøgningsområde, arbejder de i dag mere i matrix, så medarbejderne går ind, hvor der er behov.
Hjælpen er helt frivillig for forskerne og institutterne at bruge – og den centrale støttefunktion har ikke stoppet de enkelte enheders arbejde med ekstern finansiering.
”Vi er helt frivillige at bruge, og meningen er, at vi i den centrale enhed og de lokale institutter skal komplimentere hinanden, så både ansøgninger og succesrate bliver bedre. Men med 12 medarbejdere giver det sig selv, at vi ikke kan håndtere samtlige DTU’s 3.000 ansøgninger,” siger Claus Henrik Andersen.
”Her på DTU er vores fornemste kapital vores forskere, og de skal forske, undervise, formidle, og hvis vi kan mindske deres tidsforbrug til at hente ekstern finansiering og hjælpe dem til at ramme rigtigt, så gavner vi DTU,” pointerer Claus Henrik Andersen.
Hvad kan man få hjælp til
Hjælpen spænder vidt. Fra i den helt tidlige fase at hjælpe med idégenerering, planlægning, tjek af CV til hjælp til selve ansøgningen, dokumentation og det at overholde form og formaliteter. Men teamet hjælper også med at holde informationsmøder, når for eksempel Villum Fonden har et opslag om unge talenter, så Villum Fonden kan komme ud på DTU og fortælle om programmet.
Teamet holder også kurser i den gode fondsansøgning, de holder workshops og masterclasses for grupper af ansøgere, og så har de opbygget en masse skabeloner og værktøjer på universitets intranet.
”Vi hjælper også med karriereudvikling, så både forskere og institutter laver nogle bevidste valg, og vi hjælper institutterne med at få deres finansieringsstrategi til at underbygge deres forskningsstrategi,” fortæller Claus Henrik Andersen.
”Vi hjælper også med at informere om mulige steder at søge penge og får koblet forskere og fonde, for nogle forskere er meget beskedne, så de skal skubbes lidt til, før de kaster sig ud i at søge penge,” mener Claus Henrik Andersen.
Typisk stopper teamets arbejde, når en ansøgning er sendt afsted. Blot ikke i de tilfælde, hvor ansøgninger følges op af interview, hvilket mange fonde gør brug af i dag.
”Så træner vi ansøgerne i interview, agerer Djævlens Advokat, stiller de kritiske spørgsmål og gør dem skarpe i deres præsentation. Så forskerne ikke ender med at stå uforberedte på kritiske spørgsmål eller ender med at begå en klassisk fejl, hvor de bare genfortæller deres ansøgning,” forklarer Claus Henrik Andersen.
Forskningsdekan vil øge fondenes kendskab til DTU
Forskningsdekan på DTU, Katrine Krogh Andersen, ser støtteberedskabet som en specialiseret kompetence – som hjælpere, der sikrer kvaliteten af forskernes ansøgninger – blot med et lavere tidsforbrug.
”Støtteberedskabet blev besluttet med formålet at øge kvaliteten af ansøgninger sendt fra DTU om ekstern finansiering af forskning. Forventningen er, at støtteberedskabet kan øge DTU’s hjemtag af forskningsmidler og samtidigt effektivisere ansøgningernes tilblivelse.”
”Ud over EU og danske offentlige finansieringskilder har støtteberedskabet et stigende fokus på danske private fonde. Det er vores hensigt at etablere stærke relationer til fondene og øge deres kendskab til DTU og vores vigtige samfundsnyttige forskning,” siger Katrine Krogh Andersen.
Kan allerede ses i tallene
Forventningen om et øget hjemtag er allerede slået igennem. Fra 2014-2016 lå EU-hjemtaget på omkring 27 millioner euro årligt. I 2017 var hjemtaget steget til 41 millioner euro. 2018 er ikke helt opgjort endnu – men Claus Henrik Andersen forventer, at det lander på knap 40 millioner euro.
På midler fra Innovationsfonden er hjemtaget steget fra 143 millioner kroner i 2017 til 205 millioner kroner i 2018.
På de private fonde, som DTU først for alvor gik i gang med at fokusere på for et år siden, er historikken endnu så kort, at Claus Henrik Andersen har svært ved at sige noget om udviklingen.
”Det tager tid at opbygge relationer til de private fonde, men vi forventer bestemt, at hjemtaget fra de private fonde vil stige. På grund af vores målrettede arbejde, og fordi de private fonde generelt uddeler flere midler,” siger Claus Henrik Andersen.
Årlig investering på 7 mio. kroner
På DTU hjemtager de årligt omkring 1,6-1,7 milliarder kroner i ekstern finansiering. Heraf kommer omkring 300 millioner kroner pt. fra private fonde. Andelen fra de private fonde forventes dog at stige.
Forskningsstøtteenheden med 12 medarbejdere koster årligt omkring 7 millioner kroner.
”Med udviklingen blandt andet på EU-hjemtag er det en rigtig god investering med en centraliseret enhed,” slutter Claus Henrik Andersen.
