Når en fondsbestyrelse holder møde, står indfrielsen af stifters vilje øverst på dagsordenen. Men i mange tilfælde får medlemmerne ikke systematisk vurderet, om bestyrelsen gør sit arbejde godt nok.
Det mener folkene bag virksomheden Boardmeter, som derfor har udviklet et nyt digitalt værktøj, som skal få fondsbestyrelserne i gang med at evaluere sig selv.
Nickie Spile er direktør i Boardmeter, som er stiftet af Steen Thomsen, professor i corporate governance ved Copenhagen Business School. Ifølge de to er tiden inde til at øge opmærksomheden på regelmæssige evalueringer af bestyrelsesarbejdet i fonde:
“Vi evaluerer resultater og medarbejdere. Så det er overraskende, at det er nyt at evaluere bestyrelsesarbejde, når man ser, hvor stor en rolle evaluering ellers spiller på mange andre områder,” siger Steen Thomsen.
Nickie Spile peger på, at det digitale værktøj er en mulighed for at få lidt bedre struktur på de evalueringsprocedurer, der ellers kan blive for løse:
“Selv om mange fondsbestyrelser, måske primært i mindre og mellemstore fonde, afsætter tid til en snak om, hvordan det går, kan det være svært at få noget struktureret ud af den fremgangsmåde.”
Ganske lavpraktisk
For at give evaluering af fondsbestyrelserne mere struktur har Boardmeter derfor udviklet et digitalt værktøj, som fondsbestyrelser kan købe adgang til for at strukturere og kvalificere deres evalueringer.
Værktøjet består grundlæggende af en række spørgsmål til hvert enkelt bestyrelsesmedlem og er udviklet i samarbejde med konsulenthuset PwC.
“Helt overordnet handler bestyrelsesevaluering om, hvorvidt bestyrelsen løser sin opgave tilfredsstillende: Er vi det rigtige hold? Spiller vi godt sammen? Beskæftiger vi os med det rigtige? Opnår vi de ønskede resultater? De spørgsmål kan igen inddeles i temaer om bestyrelsens kompetencer, diversitet, strategi, it, kapitalforvaltning, cyber-risk med videre,” fortæller Steen Thomsen.
Når alle i bestyrelsen har besvaret spørgsmålene, samler værktøjet svarene i en rapport med en række anbefalinger. Rapporten gennemgås og perspektiveres af en konsulent fra Boardmeter i dialog med fondens bestyrelsesformand.
Boardmeter har eksisteret siden 2014. Indtil nu har målgruppen primært været virksomhedsbestyrelser. Men de særlige udgaver af evalueringsværktøjet til bestyrelser i henholdsvis erhvervsdrivende og almene fonde er til gengæld først lanceret for nylig:
“Vores erfaring fra virksomhederne er, at bestyrelserne ofte bruger evaluering til et generelt tjek på, hvordan det går, om bestyrelsen lever op til de krav, der stilles til bestyrelsen og til at vælge et par fokusområder ud, som bliver drøftet ved senere bestyrelsesmøder, hvor man så går mere i dybden med dem. Det er derfor ganske lavpraktisk,” siger Nickie Spile.
Steen Thomsen peger på, at det for langt de fleste fondsbestyrelser mest af alt handler om at komme i gang med evalueringsarbejdet. Det må derfor ikke blive for komplekst:
“Medlemmerne diskuterer rapporten og beslutter måske i bestyrelsen, at tre tiltag skal gennemføres. Og så synes vi, at man én gang om året skal følge op på, om tingene går som de skal – lige som ved et lægetjek. Ved at følge op kan man se, hvordan det går nu og om det, man har gjort, gør en forskel,” siger Steen Thomsen og tilføjer:
“Det er vigtigt at skrive tingene ned og lave klare aftaler. Så er det, at man lykkes, fordi der tages aktion på de ting, der kan forbedres.”
Måske på tide med et kodeks for almene fonde
Ifølge Anbefalingerne for god Fondsledelse bør bestyrelser i erhvervsdrivende fonde med passende mellemrum vurdere deres egen indsats.
For eksempel bør bestyrelsen tage stilling til, om den har nået sine mål, hvordan samarbejdet og kommunikationen internt i bestyrelsen og mellem bestyrelsen og en eventuel direktion og/eller administrator fungerer. Derudover bør bestyrelsen og en eventuel direktion på forhånd aftale, hvordan evalueringen skal ske.
Anbefalingerne for god Fondsledelse omfatter indtil videre kun de erhvervsdrivende fonde. Men de almene fonde kan også have gavn af at arbejde mere systematisk med bestyrelsesevaluering, mener Steen Thomsen.
Han peger på, at fondsbestyrelser sidder med et stort ansvar for selvevaluering, da de hverken har kunder, konkurrenter eller deling af beslutningskompetencer:
“Der er meget at komme efter hos de almene fonde. Og måske skulle myndighederne indføre et kodeks for dem også. Selvfølgelig skal man ikke skyde gråspurve med kanoner, men jeg tror, at rigtig mange ting ville blive gjort bedre,” siger Steen Thomsen.
Evaluering skal i sidste ende forbedre bestyrelsens arbejde
Og netop muligheden for at gøre tingene bedre er ifølge Nickie Spile en afgørende grund til at gøre evaluering til en integreret del af bestyrelsesarbejdet:
God fondsledelse – evalueringKomiteen for god Fondsledelse udpeget af Erhvervs- og vækstministeren i 2014 har udarbejdet følgende spørgsmål, som bestyrelsen kan vælge at inddrage i evalueringsprocessen:
- Er årets gang i tilstrækkelig grad planlagt, således at der foreligger en plan for hvilke emner, der behandles på hvilke bestyrelsesmøder?
- Har bestyrelsen i sit arbejde det korrekte fokus?
- Er bestyrelsens diskussioner åbne og ærlige?
- Er den information bestyrelsen modtager løbende og forud for møder fokuseret på de rigtige problemstillinger og passende i omfang og dybde og tilgængelig i rette tid?
- Har bestyrelsen etableret passende strukturer til sikring af effektiv overvågning af fondens væsentlige aktiviteter, handlinger og risici?
- Er bestyrelsen sammensat hensigtsmæssigt med hensyn til kompetencer, erfaringer og mangfoldighed?
- Er samarbejdet mellem bestyrelsesformanden og resten af bestyrelsen effektivt?
- Er samarbejdet mellem bestyrelsen og direktionen effektivt?
- Evaluerer bestyrelsen sine egne præsentationer?
Læs mere om bestyrelsesevaluering i ‘Vejledning om Bestyrelsesevaluering’ fra Komiteen for god Fondsledelse (pdf).
“Udover at se på, om bestyrelsen gør det godt nok, så handler evaluering også om at finde ud af, hvor bestyrelsen kan blive endnu bedre til at opfylde det ansvar, den har fået,” siger Nickie Spile og uddyber:
“For en evaluering kan for eksempel også afdække, om bestyrelsen lykkes med at få de kompetencer i spil, som findes rundt om bordet. Hvis det i praksis kun er to af medlemmerne, der tegner fonden, hvordan går det så med at få glæde af de øvrige bestyrelseskompetencer?” siger Nickie Spile.
Steen Thomsen er enig i, at muligheden for at få bragt bestyrelsens kompetencer i spil er en helt afgørende grund til at indføre systematisk evaluering:
“Man får nogle gange fornemmelsen af, at bestyrelsesarbejdet i fonde er drevet af formanden. Men det ville jo aldrig gå i fodbold, at der kun var to af spillerne på holdet, som driblede med bolden. Derfor drejer bestyrelsesevaluering sig også om at vurdere, om hele holdet løfter opgaven,” slutter Steen Thomsen.
