Nyt værktøj hjælper fondsbestyrelser med selvevaluering

Mens eva­lu­e­ring bli­ver et vil­kår for sta­dig fle­re me­d­ar­bej­de­re i og uden for fonds­ver­de­nen, har man­ge fonds­besty­rel­ser end­nu ik­ke pro­ce­du­rer for selv­eva­lue­ring på plads. Fir­ma­et bag et nyt di­gi­talt værk­tøj hå­ber nu at hjæl­pe besty­relser­ne i gang.

Boardmeter
“Helt over­ord­net hand­ler be­sty­rel­ses­e­va­lu­e­ring om, hvor­vidt be­sty­rel­sen lø­ser sin op­ga­ve til­freds­stil­len­de: Er vi det rig­ti­ge hold? Spil­ler vi godt sam­men? Be­skæf­ti­ger vi os med det rig­ti­ge? Op­når vi de øn­ske­de re­sul­ta­ter?” si­ger Ste­en Thom­sen, pro­fes­sor i cor­pora­te gover­nan­ce ved Co­pen­ha­gen Bu­si­ness School og stif­ter af Boardmeter.

Når en fonds­be­sty­rel­se hol­der mø­de, står ind­fri­el­sen af stif­ters vil­je øverst på dags­or­de­nen. Men i man­ge til­fæl­de får med­lem­mer­ne ik­ke sy­ste­ma­tisk vur­de­ret, om be­sty­rel­sen gør sit ar­bej­de godt nok.

Det me­ner fol­ke­ne bag virk­som­he­den Bo­ard­me­ter, som der­for har ud­vik­let et nyt di­gi­talt værk­tøj, som skal få fonds­be­sty­rel­ser­ne i gang med at eva­lu­e­re sig selv.

Ni­ck­ie Spi­le er di­rek­tør i Bo­ard­me­ter, som er stif­tet af Ste­en Thom­sen, pro­fes­sor i cor­pora­te gover­nan­ce ved Co­pen­ha­gen Bu­si­ness School. Iføl­ge de to er ti­den in­de til at øge op­mærk­som­he­den på re­gel­mæs­si­ge eva­lu­e­rin­ger af be­sty­rel­ses­ar­bej­det i fonde:

“Vi eva­lu­e­rer re­sul­ta­ter og me­d­ar­bej­de­re. Så det er over­ra­sken­de, at det er nyt at eva­lu­e­re be­sty­rel­ses­ar­bej­de, når man ser, hvor stor en rol­le eva­lu­e­ring el­lers spil­ler på man­ge an­dre om­rå­der,” si­ger Ste­en Thomsen.

Ni­ck­ie Spi­le pe­ger på, at det di­gi­ta­le værk­tøj er en mu­lig­hed for at få lidt bed­re struk­tur på de eva­lu­e­rings­pro­ce­du­rer, der el­lers kan bli­ve for løse:

“Selv om man­ge fonds­be­sty­rel­ser, må­ske pri­mært i min­dre og mel­lem­sto­re fon­de, af­sæt­ter tid til en snak om, hvor­dan det går, kan det væ­re svært at få no­get struk­tu­re­ret ud af den fremgangsmåde.”

Ganske lavpraktisk

For at gi­ve eva­lu­e­ring af fonds­be­sty­rel­ser­ne me­re struk­tur har Bo­ard­me­ter der­for ud­vik­let et di­gi­talt værk­tøj, som fonds­be­sty­rel­ser kan kø­be ad­gang til for at struk­tu­re­re og kva­li­fi­ce­re de­res evalueringer.

Værk­tø­jet be­står grund­læg­gen­de af en ræk­ke spørgs­mål til hvert en­kelt be­sty­rel­ses­med­lem og er ud­vik­let i sam­ar­bej­de med kon­su­lent­hu­set PwC.

“Helt over­ord­net hand­ler be­sty­rel­ses­e­va­lu­e­ring om, hvor­vidt be­sty­rel­sen lø­ser sin op­ga­ve til­freds­stil­len­de: Er vi det rig­ti­ge hold? Spil­ler vi godt sam­men? Be­skæf­ti­ger vi os med det rig­ti­ge? Op­når vi de øn­ske­de re­sul­ta­ter? De spørgs­mål kan igen ind­de­les i te­ma­er om be­sty­rel­sens kom­pe­ten­cer, di­ver­si­tet, stra­te­gi, it, ka­pi­tal­for­valt­ning, cy­­ber-risk med vi­de­re,” for­tæl­ler Ste­en Thomsen.

Når al­le i be­sty­rel­sen har be­sva­ret spørgs­må­le­ne, sam­ler værk­tø­jet sva­re­ne i en rap­port med en ræk­ke an­be­fa­lin­ger. Rap­por­ten gen­nem­gås og per­spek­ti­ve­res af en kon­su­lent fra Bo­ard­me­ter i di­a­log med fon­dens bestyrelsesformand.

Bo­ard­me­ter har ek­si­ste­ret si­den 2014. Ind­til nu har må­l­grup­pen pri­mært væ­ret virk­som­heds­be­sty­rel­ser. Men de sær­li­ge ud­ga­ver af eva­lu­e­rings­værk­tø­jet til be­sty­rel­ser i hen­holds­vis er­hvervs­dri­ven­de og al­me­ne fon­de er til gen­gæld først lan­ce­ret for nylig:

“Vo­res er­fa­ring fra virk­som­he­der­ne er, at be­sty­rel­ser­ne of­te bru­ger eva­lu­e­ring til et ge­ne­relt tjek på, hvor­dan det går, om be­sty­rel­sen le­ver op til de krav, der stil­les til be­sty­rel­sen og til at væl­ge et par fo­ku­s­om­rå­der ud, som bli­ver drøf­tet ved se­ne­re be­sty­rel­ses­mø­der, hvor man så går me­re i dyb­den med dem. Det er der­for gan­ske lav­prak­tisk,” si­ger Ni­ck­ie Spile.

Ste­en Thom­sen pe­ger på, at det for langt de fle­ste fonds­be­sty­rel­ser mest af alt hand­ler om at kom­me i gang med eva­lu­e­rings­ar­bej­det. Det må der­for ik­ke bli­ve for komplekst:

“Med­lem­mer­ne dis­ku­te­rer rap­por­ten og be­slut­ter må­ske i be­sty­rel­sen, at tre til­tag skal gen­nem­fø­res. Og så sy­nes vi, at man én gang om året skal føl­ge op på, om tin­ge­ne går som de skal – li­ge som ved et læ­ge­tjek. Ved at føl­ge op kan man se, hvor­dan det går nu og om det, man har gjort, gør en for­skel,” si­ger Ste­en Thom­sen og tilføjer:

“Det er vig­tigt at skri­ve tin­ge­ne ned og la­ve kla­re af­ta­ler. Så er det, at man lyk­kes, for­di der ta­ges ak­tion på de ting, der kan forbedres.”

Måske på tide med et kodeks for almene fonde

Iføl­ge An­be­fa­lin­ger­ne for god Fonds­le­del­se bør be­sty­rel­ser i er­hvervs­dri­ven­de fon­de med pas­sen­de mel­lem­rum vur­de­re de­res egen indsats.

For ek­sem­pel bør be­sty­rel­sen ta­ge stil­ling til, om den har nå­et si­ne mål, hvor­dan sam­ar­bej­det og kom­mu­ni­ka­tio­nen in­ter­nt i be­sty­rel­sen og mel­lem be­sty­rel­sen og en even­tu­el di­rek­tion og/eller ad­mi­ni­stra­tor fun­ge­rer. Der­u­d­over bør be­sty­rel­sen og en even­tu­el di­rek­tion på for­hånd af­ta­le, hvor­dan eva­lu­e­rin­gen skal ske.

An­be­fa­lin­ger­ne for god Fonds­le­del­se om­fat­ter ind­til vi­de­re kun de er­hvervs­dri­ven­de fon­de. Men de al­me­ne fon­de kan og­så ha­ve gavn af at ar­bej­de me­re sy­ste­ma­tisk med be­sty­rel­ses­e­va­lu­e­ring, me­ner Ste­en Thomsen.

Han pe­ger på, at fonds­be­sty­rel­ser sid­der med et stort an­svar for sel­ve­va­lu­e­ring, da de hver­ken har kun­der, kon­kur­ren­ter el­ler de­ling af beslutningskompetencer:

“Der er me­get at kom­me ef­ter hos de al­me­ne fon­de. Og må­ske skul­le myn­dig­he­der­ne ind­fø­re et ko­deks for dem og­så. Selv­føl­ge­lig skal man ik­ke sky­de grås­pur­ve med ka­no­ner, men jeg tror, at rig­tig man­ge ting vil­le bli­ve gjort bed­re,” si­ger Ste­en Thomsen.

Evaluering skal i sidste ende forbedre bestyrelsens arbejde

Og net­op mu­lig­he­den for at gø­re tin­ge­ne bed­re er iføl­ge Ni­ck­ie Spi­le en af­gø­ren­de grund til at gø­re eva­lu­e­ring til en in­te­gre­ret del af bestyrelsesarbejdet:

God fonds­le­del­se – evaluering

Ko­mi­te­en for god Fonds­le­del­se ud­pe­get af Er­hvervs- og vækst­mi­ni­ste­ren i 2014 har ud­ar­bej­det føl­gen­de spørgs­mål, som be­sty­rel­sen kan væl­ge at ind­dra­ge i evalueringsprocessen:

  • Er årets gang i til­stræk­ke­lig grad plan­lagt, så­le­des at der fo­re­lig­ger en plan for hvil­ke em­ner, der be­hand­les på hvil­ke bestyrelsesmøder?
  • Har be­sty­rel­sen i sit ar­bej­de det kor­rek­te fokus?
  • Er be­sty­rel­sens dis­kus­sio­ner åb­ne og ærlige?
  • Er den in­for­ma­tion be­sty­rel­sen mod­ta­ger lø­ben­de og for­ud for mø­der fo­ku­se­ret på de rig­ti­ge pro­blem­stil­lin­ger og pas­sen­de i om­fang og dyb­de og til­gæn­ge­lig i ret­te tid?
  • Har be­sty­rel­sen etab­le­ret pas­sen­de struk­tu­rer til sik­ring af ef­fek­tiv over­våg­ning af fon­dens væ­sent­li­ge ak­ti­vi­te­ter, hand­lin­ger og risici?
  • Er be­sty­rel­sen sam­men­sat hen­sigts­mæs­sigt med hen­syn til kom­pe­ten­cer, er­fa­rin­ger og mangfoldighed?
  • Er sam­ar­bej­det mel­lem be­sty­rel­ses­for­man­den og re­sten af be­sty­rel­sen effektivt?
  • Er sam­ar­bej­det mel­lem be­sty­rel­sen og di­rek­tio­nen effektivt?
  • Eva­lu­e­rer be­sty­rel­sen si­ne eg­ne præsentationer?

Læs me­re om be­sty­rel­ses­e­va­lu­e­ring i ‘Vej­led­ning om Be­sty­rel­ses­e­va­lu­e­ring’ fra Ko­mi­te­en for god Fonds­le­del­se (pdf).

“Ud­over at se på, om be­sty­rel­sen gør det godt nok, så hand­ler eva­lu­e­ring og­så om at fin­de ud af, hvor be­sty­rel­sen kan bli­ve end­nu bed­re til at op­fyl­de det an­svar, den har få­et,” si­ger Ni­ck­ie Spi­le og uddyber:

“For en eva­lu­e­ring kan for ek­sem­pel og­så af­dæk­ke, om be­sty­rel­sen lyk­kes med at få de kom­pe­ten­cer i spil, som fin­des rundt om bor­det. Hvis det i prak­sis kun er to af med­lem­mer­ne, der teg­ner fon­den, hvor­dan går det så med at få glæ­de af de øv­ri­ge be­sty­rel­ses­kom­pe­ten­cer?” si­ger Ni­ck­ie Spile.

Ste­en Thom­sen er enig i, at mu­lig­he­den for at få bragt be­sty­rel­sens kom­pe­ten­cer i spil er en helt af­gø­ren­de grund til at ind­fø­re sy­ste­ma­tisk evaluering:

“Man får nog­le gan­ge for­nem­mel­sen af, at be­sty­rel­ses­ar­bej­det i fon­de er dre­vet af for­man­den. Men det vil­le jo al­drig gå i fod­bold, at der kun var to af spil­ler­ne på hol­det, som drib­le­de med bol­den. Der­for dre­jer be­sty­rel­ses­e­va­lu­e­ring sig og­så om at vur­de­re, om he­le hol­det løf­ter op­ga­ven,” slut­ter Ste­en Thomsen.

Skri­bent

Læs me­re om

Ka­te­go­ri­er:

Tags:

Læs også

Forsiden lige nu

Coronakrise

Serie: Gode Ramme for Gode Donationer