Justitsministeriets krone pryder den hvide kontorbygnings moderne facade, hvor den transparente glasdør glider til side og byder indenfor. Det er her fondsmyndigheden, som en del af Civilstyrelsen, inden længe skal støbe kuglerne til en formentlig omfattende revision af den mere end 30 år gamle fondslov. Her arbejder de jurister, som har til opgave at beskytte mere end 8.000 ejerløse fonde, som tilsammen råder over en ukendt stor milliardformue, der hvert år giver afkast til almennyttige uddelinger for mellem fire og fem milliarder kroner.
Fundats er taget til Viborg for at møde Civilstyrelsens nye direktør, som skal rådgive justitsministeren om de spørgsmål, som den kommende fondskommission skal arbejde med. En opgave som kommer oven i et større organisatorisk genopretningsarbejde. Og samtidig med at utilfredsheden over lange sagsbehandlingstider har bidt sig fast blandt bestyrelserne i den almene fondssektor.
”Jeg er fuldt ud klar over, at hvis man sidder i en fond, så oplever man, at Civilstyrelsen nogle gange kan være rigtig lang tid om at besvare en henvendelse eller afgøre en sag,” siger direktør i Civilstyrelsen, Lene Volke Roesen.
Civilstyrelsens cirka 100 medarbejdere udgør en af de vigtigste krumtappe i statsadministrationen, når det handler om at træffe juridiske afgørelser på det civilretslige område. Udover fondsmyndigheden omfatter styrelsen også sekretariaterne for Retslægerådet, Indsamlingsnævnet, Erstatningsnævnet og Rådet for Offerfonden. Det også herfra staten beskikker advokater og træffer afgørelse i sager om fri proces. Desuden udgiver styrelsen Retsinformation, hvor al lovgivning og centrale afgørelser kundgøres for borgerne.
Måltal raslede ned efter udflytning
Med ganske specialiserede juridiske områder indenfor konkret sagsbehandling var Civilstyrelsen i forvejen kendt som en tillukket og indadvendt styrelse, da den for tre år siden blev hårdt ramt af udflytningen til Viborg. Kun meget få medarbejdere flyttede med fra København, og nogle af fagkontorerne blev tørlagt for kompetencer, som langsomt skulle genopbygges.
Uden nye ressourcer og med en gammeldags forvaltningskultur, steg sagsbehandlingstiderne voldsomt samtidig med, at nye opgaveområder blev overdraget til styrelsen. Kun på et enkelt område var der hjælp at hente fra de politikere, der havde sendt styrelsen ud på det jyske fastland: Da dagspressen skrev om voldsofre, der ventede urimeligt længe på erstatning, fandt Folketingets finansudvalg ti mio. kr. ekstra til bunkebekæmpelse i offererstatningskontoret.
Hvis fondene har valgt ikke at have en fælles organisation, der kan varetage deres interesser, så er det selvfølgelig vanskeligt for os at lave en høringsproces.
Lene Volke Roesen – direktør, Civilstyrelsen
Men fokus på bunkebekæmpelse ét sted i styrelsen, fik bunkerne til at tårne sig op andre steder. Blandt andet i fondskontoret, hvor sagerne blev ældre og ældre mens fonde kunne få besked om at vente op til et år på at få en sag afgjort af fondsmyndigheden. Styrelsens samlede målopfyldelse raslede ned til et katastrofalt lavt niveau på 55 pct.
Noget måtte gøres. Justitsministeriets departement besluttede at lede efter en ny direktør, der kunne rette den nødstedte organisation op. Valget faldt på Lene Volke Roesen, der kom fra stillingen som stabschef i Syd- og Sønderjyllands Politi og med erfaring som både vicepolitidirektør og kontorchef i Justitsministeriet.
”Jeg blev ansat for et år siden med den opgave at lave en modernisering af Civilstyrelsen og rette fokus ud mod dem vi betjener. Ikke kun på fondsområdet, men på alle områder indenfor vores ressort. Den modernisering har jeg sat i gang, og vi arbejder på at blive en imødekommende, effektiv og kompetent styrelse, som har borgerne, virksomhederne og fondene i centrum for alt, hvad vi gør,” siger Lene Volke Roesen.
Der følger dog ikke penge med moderniseringsprocessen, så resultaterne skal nås med det samme ressourceforbrug og medarbejdere.
”Derfor er mit hovedfokus at se på, hvor vi kan frigøre noget tid ved at arbejde på en anden måde.”
Lene Volke Roesen satte gang i en organisationsforandring, som lægger vægt på bedre processer, mere holdånd og mere hjælp til selvhjælp for styrelsens brugere.
”Arbejdet startede sidste sommer med en række organisationsændringer – blandt andet med sammenlægning af kontorer for at skabe noget volumen. Vi har arbejdet med at indføre driftsstyring for at få et fuldt overblik over hvilke sager vi har, hvor langt de er i processen, og hvad vi forventer at bruge af tid på de enkelte delelementer i sagsbehandlingen, sådan at vi ved ugens start kan få overblik over, hvad det er, vi gerne vil opnå af produktion i den kommende uge,” siger hun.
Ny kultur og kvalitetsforståelse
I en organisation som er præget af enkeltsager, der skal behandles for at træffe afgørelser, har der også været behov for at arbejde med kulturen.
”Det er vigtigt, at det er teampræstationer vi leverer, og at det ikke er den enkelte medarbejder, der stilles til ansvar for en bestemt produktion. Det er det samlede team, der gerne skal nå i mål. Så det nye driftsstyringsredskab bruger vi til at hjælpe med at nå, det vi gerne vil, og til se hvor vi kan forbedre vores processer. Men det er ikke noget, vi bruger til at måle og veje den enkelte medarbejder på.”
Vi arbejder på at blive en imødekommende, effektiv og kompetent styrelse, som har borgerne, virksomhederne og fondene i centrum for alt, hvad vi gør.
Lene Volke Roesen – direktør, Civilstyrelsen
Indsatsen og de nye systemer har allerede givet resultater – blandt andet på fondsområdet. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på fondssager er reduceret til 142 dage i gennemsnit. Også liggetiden for sagerne er faldende. Ved udgangen af 2018 var beholdningen af åbne sager gennemsnitligt 200 dage gamle, men ved udgangen af 2019 var de i gennemsnit 143 dage gamle, fortæller Lene Volke Roesen.
”Det er selvfølgelig langt fra nok, men det er trods alt et klart fremskridt fra 2018. Så det går den rigtige vej, og det mål, vi har for 2020 er, at vi skal ned på 120 dages sagsbehandlingstid i gennemsnit i fondssagerne. Det er vigtigt for mig at sige, at sagsbehandlingstid også er et element i kvaliteten, fordi tiden er vigtig for den fond, der sidder og venter på en afgørelse,” siger hun.
Bedre kommunikation
Mens den nye driftsstyring er ved at komme ind under huden på organisationen, ser Lene Volke Roesen frem mod nye udfordringer:
”Det, vi har fokus på i 2020, er hele vores kommunikationsside, vi er i gang med at forberede en ny hjemmeside. Det er meget tiltrængt, fordi det er svært at finde informationer, og når man finder dem, er det svært at forstå, hvis man ikke er jurist. Så vi er i gang med at ændre den måde, vi kommunikerer på, så der er mere fokus på det, som læseren har behov for, og på navigation indenfor de forskellige juridiske fagområder vi arbejder med,” siger Lene Volke Roesen.
På fondsområdet kommer det blandt andet til at betyde bedre mulighed for at få hjælp til selvhjælp.
”Jeg vil gerne have, at vi bliver mere udadvendte i vores kommunikation blandt andet via vejledninger til fondene i forhold til, hvordan man eksempelvis aflægger regnskab eller andre konkrete spørgsmål. Men der er vi ikke kommet til endnu,” siger hun.
Fondsudvalg og lovrevision
Ud over optimering af de daglige rutiner står Civilstyrelsens fondskontor foran en af de største opgaver på lovgivningsområdet i 30 år. Som Fundats har beskrevet gennem de seneste tre år, kæmper mange fonde med problemer, som skyldes uhensigtsmæssige rammer i fondsloven. Kort før jul reagerede et flertal i Folketingets retsudvalg og lagde pres på ministeren for at nedsætte en kommission eller et udvalg, der kan kulegrave fondsområdet. Og umiddelbart efter årsskiftet imødekom justitsminister Nick Hækkerup ønsket fra retsudvalget og lagde op til en gennemgribende revision af fondsloven via et fondsudvalg.
Som ressortansvarlig for de almene fonde forventer Lene Roesen Volke, at Civilstyrelsen får en væsentlig rolle at spille i forbindelse med det kommende udvalgsarbejde. Og det er en opgave hun ser frem til.
”Vi er rigtig glade for, at vores minister har besluttet at nedsætte et udvalg, der skal kigge på lovgivningen for de ikke-erhvervsdrivende fonde. Vi synes også, at tiden er moden til at kigge på hele fundamentet for de fonde, vi fører tilsyn med,” siger hun.
Lene Volke Roesen vil ikke på nuværende tidspunkt sige noget om hvilke specifikke problemer indenfor fondsloven, som udvalget bør kigge på.
”Det kan jeg ikke komme ind på, for det er i sidste ende op til ministeren, hvad han vil rammesætte, men jeg kan bare sige, at vi har noteret os, hvad flere fonde også har givet udtryk for i Fundats, at der blandt andet er et ønske om, at det skal være nemmere at sammenlægge administration af fonde, og at der er spørgsmål om hvad niveauet skal være for at opløse en fond,” siger hun.
Af samme årsag kan hun endnu ikke sige noget om, hvordan hun forventer, at udvalget bliver sammensat.
”Det er ministeren, der beslutter hvilket kommissorium det udvalg skal arbejde ud fra, og hvordan udvalget skal sammensættes. For mig at se ville det være naturligt både at tage teoretikere, praktikere og relevante myndigheder med i et udvalg, men igen handler det om, hvad det er for et kommissorium, som ministeren lægger sig fast på. Der er jo også det aspekt i det, at hvis det bliver et meget bredt kommissorium, så kan det tage længere tid, end hvis det er skåret lidt til,” siger hun.
Udover problemstillinger omkring fusion, sammenlægning og opløsning har flere eksperter også efterlyst et fondsregister, som kan skabe overblik over fondene og deres aktiviteter.
Vi kunne som fondsmyndighed rigtig godt tænke os et fondsregister.
Lene Volke Roesen – direktør, Civilstyrelsen
”Vi kunne som fondsmyndighed rigtig godt tænke os et fondsregister, fordi det ville hjælpe os til at løse vores opgave og føre kontrol med fondene. Men igen – det er ikke os, men ministeren der fastsætter kommissoriet” siger Lene Volke Roesen.
Det manglende register betyder blandt andet, at Civilstyrelsen ikke har overblik over hvilke eller hvor mange fonde, der er undtaget fra fondsloven. Heller ikke selvom styrelsen er permutationsmyndighed for nogle af de undtagne fonde – det vil sige, at styrelsen eksempelvis skal godkende formålsændringer eller opløsning.
”Det er noget af det videngrundlag, som kunne være godt at få tilvejebragt med et register. Vi ved, at der er mindst 8.500 fonde, fordi vi kan se af vores sagssystemer, at vi på et eller andet tidspunkt har været i kontakt med dem. Men om ikke dagligt, så ganske jævnligt kommer vi i kontakt med fonde, som vi ikke kender,” siger hun.
Mangler et talerør for fondene
Et af de problemer som Civilstyrelsen allerede er nået langt med at løse, uafhængigt af det kommende udvalgsarbejde, er spørgsmålet om investeringsregler for fondsformuer. Civilstyrelsen har været i dialog med forvaltningsinstitutterne i bankerne og med Finanstilsynet for at revidere anbringelsesbekendtgørelsen, som regulerer den måde fondsmidlerne må investeres. Det skal give bedre muligheder for at skaffe afkast også i en situation med vedvarende lave renter.
”Det er et arbejde, som vi er nået langt med, og jeg forventer, at der ikke går lang tid før vi kan sende den nye anbringelsesbekendtgørelse i høring,” siger Lene Volke Roesen.
– Hvordan får I rent praktisk hørt fondene i forbindelse med et vigtig forslag om ændring af investeringsreglerne?
”Det er lidt svært for os, for vi kan jo ikke skrive ud til de godt 8.000 fonde, og hvis fondene har valgt ikke at have en fælles organisation, der kan varetage deres interesser, så er det selvfølgelig vanskeligt for os at lave en høringsproces. Det ville da være en fordel for os som myndighed på området, hvis vi havde en dialogpart på brancheområdet. Men vi må kigge på, hvordan vi kan ramme så bredt som muligt,” siger Lene Volke Roesen.
Hun understreger, at spørgsmålet om en dialogpart blandt fondene ikke kun handler om formelt set at kunne gennemføre en høringsproces. Det handler om kvaliteten af lovarbejdet, og derfor er et talerør for fondene også en væsentlig problemstilling i forbindelse med den kommende revision af fondsloven.
”Jeg har kun en interesse i, at det arbejde vi laver på lovgivningsområdet, bliver lavet så det er i overensstemmelse med, hvad der er vilkårene i den praktiske verden. Vi skal sikre, at vi kan hjælpe med til, at fondenes midler kommer ud at arbejde for de formål, som har været stifternes hensigt med fondene,” siger Lene Volke Roesen.
